Monotasking: Å få mer gjort, med mer ro

Av Kia Caroline Flemmen og Marianne Torsnes

Er det effektivt å gjøre flere ting på en gang? Tydeligvis ikke. De siste tiårene er det forsket mye på multitasking i en rekke ulike situasjoner. Og forskningen kan oppsummeres slik: «Multitasking er den beste måten å redusere hjernens kapasitet på, mens du samtidig øker stressnivået.»

Her går det unna!

Kanskje er du en av dem som hevder å kunne ha en rekke baller i lufta samtidig, i et høyt tempo og opplever at du får oppgavene unna? Har du vært innom nabokontoret, sendt en e-post, svart på en telefon og raskt sjekket om det har skjedd noe på NRK.no før du har kommet til side 3 i rapporten du skulle lese? Enten vi multitasker fordi vi opplever å være effektive, eller som mange sier, at det «bare skjer”: Forskningen viser at multitasking har betydelig negativ innvirkning på effektivitet, kvalitet, hukommelse, kreativitet og stress. For å nevne noe.

Digital teppebombing og sjonglering

En viktig driver bak multitasking er den digitale hverdagen. De fleste av oss vet så altfor godt hvor lett det er å bli ført både hit og dit. Vi klikker oss fra side til side. Svisj, så var seks vinduer oppe, og vi er milevis unna der vi startet. Måten internett er lagt opp på, stimulerer til distraksjon og multitasking, og vi blir digitale sjonglører. Sosiale medier, e-post og programmer for internkommunikasjon gjør oss tilgjengelige. Vi har til enhver tid mulighet til å bli oppdatert på hva som skjer med kollegene, i venneflokken og i verden generelt. Her hjelper det ikke at vi mennesker er svake for umiddelbare belønninger. Det digitale gir oss umiddelbar respons og oppmerksomhet, og det er her hjernens belønningssenter fyrer villig.

En falsk opplevelse av effektivitet

Joda, vi kan føre en samtale og rydde ut av oppvaskmaskinen samtidig. Men hva med to konsentrasjonskrevende oppgaver, som å delta i et møte og skrive en e-post til en kunde? Vi kan oppleve det som om vi har oppmerksomheten vår rettet mot flere oppgaver av gangen og utfører disse simultant. Realiteten er imidlertid at oppmerksomheten vår er en begrenset ressurs. Hjernen er en fantastisk og herlig maskin, men den har sine begrensninger. Mens vi opplever å ha fokus på flere oppgaver samtidig, veksler egentlig hjernen mellom oppgavene. Fram og tilbake, hit og dit. Det krever sitt av hjernen. Multitasking er derfor i praksis serietasking. Og vekslingen – den er både energi- og tidkrevende. Et klart mentalt fokus kan ikke deles. Oppmerksomheten vår er mer som en spotlight som lyser opp en smal stripe av gangen, enn en flombelysning som lyser i det vide og brede.

Monotasking trumfer multitasking

Mange er kjent med studier om bilkjøring og mobiltelefon. Det er konsistente funn på at multitasking senker reaksjonstiden, og gjør oss mindre trygge på veien. Forskere har også sett på effekten av multitasking versus monotasking for en rekke andre oppgaver knyttet til tekst, tall og håndtering av maskiner. Og man har studert folk i alle aldre, både på jobb og i fritiden.

Det viser seg at tiden det tar å løse (litt komplekse) oppgaver, øker med mellom 25-40 % når man løser to eller flere oppgaver samtidig. Det er ganske mye tid, det.

Forskere har også målt stressnivået hos personer som multitasker. Objektive mål for dette er produksjonen av stresshormonene kortisol og adrenalin. Hva finner man? Joda, at nivået av disse hormonene øker når vi multitasker.

Ikke husker vi det vi lærer like godt, heller. Ved bruk av hjerneavbildningsteknologi har man fått nokså nedslående funn om multitasking og læring. Hippocamus er en struktur i hjernen som har en viktig funksjon knyttet til hukommelse. Ved innlæring under multitasking ser man betydelig mindre aktivitet i hippocampus, enn ved innlæring når man er konsentrert. Vi husker med andre ord dårligere det vi hører eller leser når vi multitasker. Noe å tenke på i møter der alle sitter med PC og halvparten gjør noe annet?

Som om ikke dette var nok, vi gjør også flere feil når vi multitasker. I en studie fikk sykepleiere som skulle dele ut medisin, gå med et eget skilt. Dette viste at de var opptatt, og ikke skulle forstyrres. På den måten ble det lagt til rette for monotasking. Det at de fikk jobbe uavbrutt og konsentrert, medførte at de gjorde langt færre feil. En stor fordel for pasientene.

Fordypning og kreativitet

Hjerneforskere hevder at multitasking påvirker tenkningen slik at vi har vanskeligere for å tenke ”ut av boksen”. Med multitasking og digital sjonglering blir tenkningen mer strømlinjeformet og mindre original. Prisen vi betaler for å gjøre flere ting på en gang, er evnen til å fordype oss, mental ro og evnen til grundig bearbeiding av informasjon. Evner som danner grunnlaget for kreativitet og innovasjon. Det er som om hjernen trenger rom og fordypning for å skape nye spor og utenkte tanker. Den digitale multitaskingen gjør oss gode på å finne og sjonglere informasjon, men kanskje mister vi noe verdifullt på veien?

Mer monotasking?

Monotasking er å gjøre én ting av gangen med færrest mulige distraksjoner og avbrytelser. Å monotaske betyr ikke nødvendigvis å leve et rolig liv der lite skjer. Det handler bare om ikke å gjøre alt på en gang! Man må gjerne ha mange jern i ilden, og lykkes med det. Fint det. Men da lønner det seg å ha en arbeidsform som er preget av at man gjør én ting fullt og helt før man begynner med neste. I så stor grad som det er praktisk mulig i den jobben du har, og i det livet du lever. ”Nå gjør jeg dette – etterpå gjør jeg noe annet”. Om du ønsker å monotaske mer enn du gjør i dag, kan det være godt å vite at det lar seg gjøre. Noen vil tenke: ”Men det er jo umulig i min jobb?!” Det er det som regel ikke, det er bare så lett å velge ikke å gjøre det. Det handler om å finne en balanse mellom multitasking når det er påkrevd, og monotasking når det lar seg gjøre. På samme måte som at fysiske muskler kan trenes opp til å bli sterke, kan man trene opp ”oppmerksomhetsmuskelen” til å monotaske mer. Men det kreves viljestyrke til å stå i mot den kontinuerlige strømmen av fristende distraksjoner.

Noen små tips på veien hvis du vil monotaske mer:

• Begrens tilgjengeligheten din. Kanskje kan du skru av push på mobilen og la være å respondere umiddelbart på alle henvendelser?
• Lag bolker med definert arbeidstid og definerte pauser for de oppgavene som krever konsentrasjon over noe tid. Det er lettere å holde fokus på oppgave, og ikke drifte over i noe annet, når du vet at du snart skal ha en definert pause.
• Gjennomføring av møter. Kan du begrense varigheten av møter, slik at deltakerne kan holde seg fokusert uten å besvare e-poster og meldinger? Og kan dere bli enige om færrest mulige distraksjoner mens møtet pågår?
• Sørg for å ha dekket kroppens grunnleggende behov. Forskning viser at trening, nok søvn, og god væskebalanse i kroppen øker evnen til konsentrasjon.
• Ha et blikk på deg selv. Observer deg selv på en vennlig måte. Først når du legger merke til at du drifter ut av en aktivitet og over i en annen, har du muligheten til å hente deg inn igjen. For hver gang du legger merke til at det skjer og henter deg inn, trener du oppmerksomhetsmuskelen.

(Artikkelen er opprinnelig publisert i Personal og Ledelse 05-2014).