Hjelp - vi skal tilbake til kontoret!

Av Christoffer Wenaas og Anette Høy Dye

Etter at regjeringen 7. april lanserte sin plan for gradvis gjenåpning av Norge, er mange virksomheter i full gang med å utforme planverk og tilrettelegge for tilbakevending til kontoret. Gleden ved å kunne komme ut av hjemmekontoret er stor, men det samme er usikkerheten. Tilsvarende liten er erfaringen med gjenåpning etter pandemier. Hvem skal tilbake på kontoret? Hva bør vi unngå? Hvordan gjør andre det? Hva er det verste som kan skje? Hvem og hva skal prioriteres?

Fasiten på den perfekte gjenåpning får vi nok ikke med det første, men gjennom kundesamarbeid og samtaler med ledere og ansatte det siste året, ser vi noen gjennomgående temaer som kan være nyttige for deg som står i dette arbeidet nå.

Forskjellen mellom «Gjenåpningen» og «Den nye arbeidshverdagen»

For det første: Vi kan skille mellom to viktige spor i dette arbeidet: «Gjenåpningen» og «Den nye arbeidshverdagen». Mange ser på disse som to forskjellige, men også sammenhengende prosesser. «Gjenåpningen» handler om utarbeidelsen av en forutsigbar plan der man gradvis, og i tråd med myndighetenes forskrifter, regler, anbefalinger og retningslinjer, returnerer til arbeidshverdagen uten tanke på pandemitiltak. Arbeidet med gjenåpningen må følge regjeringens plan for gjenåpning av Norge og er et «operativt» arbeid, med store variasjoner mellom og innad i organisasjoner, geografiske områder, og kommuner. Planen påvirkes løpende av smitte, vaksiner etc.

Det andre sporet, «Den nye arbeidshverdagen», handler om mer enn bare gjenåpning og hverdagen uten koronatiltak. Den nye arbeidshverdagen handler for mange om at man etter pandemien, kombinerer det beste vi har lært, det beste vi hadde før, og det beste som ligger foran oss i et nytt og bedre arbeidsliv. Arbeidet er i større grad strategisk, mindre styrt av smitterisiko og mer styrt av kombinasjonen av virksomhetens og ansattes behov. Her skal vi fokusere mest på det første, nemlig gjenåpningen. Og det å drive med gjenåpning er ikke enkelt. Derfor har vi samlet noen viktige punkter å ta med seg for de som skal inn i dette arbeidet. Råd til både HR, ledere, HMS og ansatte.

Se til myndighetenes overordnede rammer: Regjeringen har lansert sin gjenåpningsplan over fire trinn. Her står det spesifikt om fysiske møter, reiser, og større arrangementer som alle er sentralt for arbeidslivet. Når virksomheten skal planlegge sin gjenåpning, må utgangspunktet være i regjeringens plan og de til enhver tid gjeldende nasjonale og lokale føringer. Dette legger et godt grunnlag for å lage en tilpasset plan for den enkelte virksomhet, i tillegg vil informasjon fra ansatte, risikoer og gevinstanalyse, og flere andre forhold under, spille en viktig rolle i et helhetlig planverk.

Bruk de ansatte; innhent informasjon og tilrettelegg for medvirkning: Mange vi har vært i kontakt med, har hentet innspill fra ansatte gjennom spørreundersøkelser og dialog med hele virksomheten. Gjennomgående finner man særlig i kunnskapsvirksomheter at

• Folk savner det faglige og sosiale felleskapet, samtidig som de ønsker i stor grad å fortsette med hjemmekontor og ha en stor fleksibilitet.
• Opplever hybride møter som krevende, men i stor grad får gjort oppgavene sine.
• Nye ansatte kan streve med nettverksbygging og blir kjent med organisasjonskulturen.
• Yngre ansatte trenger tettere oppfølging enn det man ofte får til via digitale løsninger.
• Mange ledere opplever også at det er mye mer krevende å lede på avstand, og at det å bygge kultur og tilhørighet er krevende digitalt.

Gjenåpning handler om den enkeltes arbeidssituasjon og arbeidsmiljø, og mye er upløyd mark. Når den enkelte blir sterkt berørt og det ikke finnes noen fasit, er det stor grunn til å la folk få bidra med både innspill og i selve planleggingen og implementeringen. I tillegg har den enkelte et særskilt ansvar for smittevern, og for bidrag til eget arbeidsmiljø. Behovet for involvering i denne prosessen vil derfor være stort. Ved å innhente informasjon fra ansatte kan man i større grad tilpasse gjenåpningen til ønsker og behov som er i virksomheten og samtidig utforske om det nødvendigvis er slik at ansatte vil «storme tilbake til kontoret» når dørene åpner, eller om de egentlig ønsker mest hjemmekontor.

Gjør en analyse av risiko og gevinst: Å samle folk fysisk på kontoret for tidlig, er åpenbart risikabelt. Det sammen kan det være å åpne for tidlig for jobbreiser hvor konsekvensen kan være at det oppstår smitte blant en stor del av de ansatte, eller at virksomheten forårsaker et utbrudd i en annen del av landet på grunn av en reise. En vurdering av hvilken sannsynlighet og konsekvens hendelser kan få for de berørte menneskene, gjennomføring av arbeidet og virksomhetens rennommé, står sentralt i gjenåpningsplanene til de virksomhetene vi har vært i kontakt med. Samtidig er det også uheldig å holde ansatte på hjemmekontor over lang tid. Det finnes åpenbare gevinster ved å redusere sosial distansering som kan gi effektivitets- og kvalitetsgevinster, samt et bedre psykososialt arbeidsmiljø. Ergo må risikobildet holdes opp mot det positive som kan oppnås ved å vende tilbake til kontoret.

Prioriter psykososiale forhold og arbeidsoppgaver: For mange organisasjoner vil nettopp de største risikoene og gevinstene være knyttet til oppgaveløsning og psykososialt arbeidsmiljø. For team og ansatte som er avhengig av kreative prosesser, rask onboarding, samarbeid og løpende kommunikasjon med kolleger, er fysisk tilstedeværelse på kontoret noe som gir stor gevinst i form av mer effektivt arbeid og høyere kvalitet. I tillegg er det mange ansatte som har en svært krevende psykososial situasjon som følge av hjemmekontor. I en gradvis gjenåpning ser vi at flere synes det er hensiktsmessig å prioritere enten team eller enkeltpersoner i tråd med dette.

Forenkle kompleksiteten: En fallgruve er å kontrollere i detalj. Samtidig er det ofte behov for sentral styring for å unngå at ulike avdelinger velger samme dager på kontoret i det samme åpne landskapet (og ingen bruker kontoret på fredag og mandag). Mange virksomheter har også kombinasjoner av administrativt ansatte på hjemmekontor, og ansatte som har vært i «felten» hele pandemien, som vil få en endring i arbeidet under gjenåpningen. Dette gjør at kompleksiteten blir høy. Pandemien har lært oss at selv litt komplekse budskap, kan være vanskelige å få med seg – særlig hvis de endres ofte. I likhet med myndighetenes påbud og anbefalinger bør man også forsøke å ha enkle regler, heller enn komplekse og la grupper få et handlingsrom innenfor dette. Et grunnprinsipp som kommuniseres, kan være at man bør tolke interne råd strengt i tråd med intensjonen om å unngå smitte. Et enkelt grep kan være sjekklister for ansatte innenfor noen temaer som for eksempel transport til jobb, kontor, møter, arbeidsreiser og arrangementer.

Ha «fremtidens arbeidsplass» i bakhodet: Den planen man legger for gjenåpning, bør også kobles opp mot den arbeidsplassen man ønsker å ha fremover. Det beste vi hadde før, og det beste som ligger fremfor oss i en ny og bedre arbeidshverdag på en måte som fungerer både for ansatte og virksomheten. Det kan også gi arbeidet med gjenåpning sårt tiltrengt energi i form av mer strategisk tenkning, involvering av ansatte og valgmuligheter.

Bærekraftig arbeidsliv og endring

Det siste året har for del virksomheter, team eller enkeltindivider begynt å sementere en ny måte å jobbe på - preget av «krisemodus», grenseløs tilgjengelighet, mye møtevirksomhet, korte tidsfrister og mange parallelle prosesser. En slik kultur er ikke bærekraftig over tid og er sannsynligvis ikke en del av «det beste» fra pandemien. Den nye arbeidshverdagen bør derfor ta tilbake noe av det gode skillet mellom jobb og privatliv som flere hadde før pandemien. Samtidig har denne tiden også lært oss at omstillingsevnen og arbeidskapasiteten hos arbeidsstokken er stor i Norge, noe som er svært gode forutsetninger også fremover for å utvikle og endre oss. Og endringer vil virksomheter alltid måtte håndtere. Kanskje kan denne kombinasjonen gjøre at vi kan eksperimentere oss frem til et tilpasningsdyktig OG bærekraftig arbeidsliv i tiden som kommer? Velkommen tilbake til (det nye) kontoret.

Artikkelen er publisert i Personal og ledelse, 04-21.