Stort ansvar i usikre tider

Skoleferien er her. Etter en vår utenom det vanlige, har elevene de siste ukene vært tilbake på skolen, og idet vi går inn i ferien, er skolehverdagen tilnærmet normal. Men - ifølge Folkehelseinstituttets siste risikovurdering, er faren for nye smitteutbrudd fortsatt ikke over. Usikkerheten krever at ledere både innenfor offentlig og privat sektor, må planlegge for ulike scenarier denne høsten. I et intervju med Skolelederen snakker Rolv Mohn om utfordringene rektorer og ledergrupper har stått i gjennom disse siste månedene, og om hvordan du som leder kan utøve god kriseledelse også i fortsettelsen.

Av Ole Alvik

Koronakrisen kastet oss ut i en situasjon som ingen var forberedt på – og den er fortsatt ikke over. For mange skoleledere har det vært en krevende periode med stor arbeidsmengde og mye usikkerhet. Samtidig stilles det store krav til dem som ledere. Men hva er god ledelse i krisetider?

– Det er krevende å være leder i krisetider og mange ledere synes nok at den situasjonen vi er oppe i nå kan oppleves som overveldende, sier psykolog Rolv Mohn som er leder for konsulentselskapet Moment. Til daglig jobber han med utvikling og veiledning av ledere og ledergrupper. Vi møter ham på Slottsplassen i slutten av april. Det er en uke til skolene skal åpne igjen for 1. – 4. trinn. Rolv Mohn har akkurat avsluttet et møte med ledergruppen ved en av de store helsetjenestene i Oslo. Av smittevernhensyn har de gått tur i Slottsparken, istedenfor å møtes innendørs. Med god avstand til hverandre har de diskutert ulike scenarioer for hvordan smittesituasjonen kan utvikle seg fremover og hvordan de som ledergruppe skal samhandle for å møte den krevende situasjonen de står i. De er ledere med et stort ansvar i usikre tider. Det er en situasjon som mange skoleledere også kjenner på.

– Når det oppstår uvante og krevende situasjoner, slik som nå, da stilles det høye krav til lederes beslutningsevne, etiske refleksjonsevne og personlige integritet, sier han. – Rektor og resten av ledergruppen må tenke gjennom hva som kreves på kort sikt og på lengre sikt. De må forholde seg til hva som forventes fra sentrale aktører, som for eksempel Folkehelseinstituttet, departementene og lokale skolemyndigheter. Og de må operasjonalisere disse kravene i forhold til skolens målsetting og strategi. Og så må de klare å formidle det på en god måte. Det handler om å tre frem som leder og finne måter å kommunisere på som fungerer for deg selv og dem du skal nå frem til.

Få med deg flokken

God ledelse i koronatider er som god ledelse i normale tider, men med en del tilleggsutfordringer. Helt grunnleggende handler ledelse om to ting, ifølge Rolv Mohn: At du vil noe med lederskapet ditt og at du klarer å få med deg medarbeiderne dine i dette arbeidet. Med andre ord må ledere ha fokus både på strategi og relasjoner. Det er ekstra viktig i tider hvor organisasjonen skal mestre en uvant og krevende arbeidssituasjon. – Som leder må du være tydelig på hva man konkret skal gjøre på alle nivåer i organisasjonen. I disse dager innebærer det for eksempel hvordan skoleledere skal oversette myndighetenes til enhver tid gjeldende råd til sin egen skolehverdag. – Hvis du skal lykkes, må du få med deg alle medarbeiderne i dette arbeidet. Forklar dem hvorfor dere gjennomfører de tiltakene dere gjør. Skap forståelse for de beslutningene som tas i ledergruppen. Kort og godt: Vær i dialog. Som skoleleder er det lite sannsynlig at du risikerer å informere for mye eller for ofte i disse tider. Det er bedre å gi informasjon ofte, selv om status er uendret, enn å vente til det skjer større endringer. Ifølge Rolv Mohn er det mange ledergrupper som opplever at de internt i ledelsen får hyppigere og bedre kontakt i krisetider. Men det er viktig at man også får med seg resten av organisasjonen. – I krisesituasjoner vil noen være veldig opptatt med krisehåndtering, mens andre opplever at de ikke involveres i det som skjer. Som leder må du sørge for å få med deg hele flokken og samle alle gode krefter.

Ledere er rollemodeller

Ledere er rollemodeller og topplederen er den øverste rollemodellen. Det rektor viser gjennom atferd og holdninger, på godt og vondt, påvirker i stor grad hvordan mellomledere, lærere og andre medarbeidere håndterer situasjonen. – Det er viktig at ledere er seg bevisst at de er rollemodeller i krisetider. Gjennom din måte å lede på er du et eksempel for andre. Er det en atferd du ønsker at medarbeiderne skal ta etter, da må du vise denne atferden. Det gjelder ikke bare for rektor, men for hele ledergruppen.

Se medarbeiderne dine

Mange strekker seg langt for å gjøre en god jobb i disse tider. Derfor er det viktig at ledelsen er raus med å gi anerkjennelse og tilbakemeldinger på den jobben som blir gjort. – Skap motivasjon ved å vise at du ser hver enkelt av medarbeiderne. Samtidig bør du synliggjøre den samfunnsmessige betydningen dere har som skole. Jeg har selv barn i skolealder og jeg synes at skoleansatte har all grunn til å føle stolthet over den jobben de gjør. Vær oppmerksom på at medarbeiderne har ulike forutsetninger for å mestre situasjonen. Spør hva de opplever som utfordrende og hva de har behov for av hjelp og støtte. Er det noen praktiske eller organisatoriske løsninger som kan gjøre arbeidsdagen lettere? – Husk også på de medarbeiderne som hadde behov for ekstra oppfølging, faglig eller personlig, før koronakrisen. De har minst like stort behov for oppfølging nå.

Må ha overskudd til å lede

En krise medfører mye ekstra arbeid. En Questback-undersøkelse som Skolelederforbundet gjorde blant yrkesaktive medlemmerden 22. april, viser at over halvparten av respondentene jobbet mellom 6 og 15 timer ekstra i uken. 6,7 prosent jobbet mer enn 16 timer ekstra i uken. Samtidig opplever mange skoleansatte at koronakrisen også slår inn over privatlivet. Mange bekymrer seg for familie og venner med helseproblemer, økonomiske utfordringer som følge av permitteringer og økt arbeidsledighet og en ny hverdag med barn og ektefelle på hjemmekontor. – Mange opplever at det kan bli litt mye og det kan få konsekvenser både fysisk og psykisk. Derfor er det viktig at ledere også er gode selvledere. Den som skal lede i krevende tider må ta vare på seg selv. Hvordan kan de gjøre det i praksis? – De bør tenke gjennom hvilke mestringsstrategier som vanligvis hjelper når de trenger å hente frem motivasjon, utholdenhet og arbeidsglede. Hva må du gjøre for å hente deg inn igjen? Hvordan kan du legge opp arbeidshverdagen slik at den blir mest mulig effektiv? Og hvordan kan du i større grad skjerme deg for unødvendige distraksjoner. Prøv å få nok hvile, forsøk å skape gode rutiner i en annerledes hverdag og snakk med gode kolleger og andre du har tillit til.

Snakk om hvordan det oppleves

Rolv Mohn påpeker at det er viktig å snakke om hvordan koronakrisen virker inn på oss, både på det profesjonelle og personlige plan. Ledere skal ikke være redd for å vise at de er berørt av situasjonen, mener han. – Som leder bør du formidle håp og normalitet i en krevende tid og du må vise retning. Men samtidig kan du gjerne gi uttrykk for hvordan situasjonen berører deg både som menneske og leder. Det bygger tillit og skaper trygghet hos medarbeiderne. Når lederen gir uttrykk for sine følelser, blir det også enklere for medarbeiderne å snakke om hvordan de blir berørt. Man får en opplevelse av at man er i samme båt, og medarbeiderne dine får lyst til å hjelpe deg med å få båten framover.

Kriseledelse oppsummert

Vis strategisk tydelighet:
Hva gjør vi konkret på alle nivåer?

Informer hyppig:
Vær tydelig på status, forventninger og mål. Det er bedre å informere for mye enn for lite.

Vær en synlig leder:
Og husk at det er viktig for medarbeiderne å bli sett (også de som har hjemmekontor).

Vær tett på medarbeiderne:
Vær oppmerksom på at ulike medarbeidere har ulike forutsetninger for å mestre kriser og endringer.

Synliggjør verdien av arbeidet som gjøres:
Vis til den samfunnsmessige betydning som skolen har og den stoltheten medarbeidere kan kjenne ved den jobben de gjær.

Legg til rette for initiativ som kommer fra kollegiet:
Ha øye for de gode ideene som kommer fra medarbeiderne. Det kan også avlaste deg som leder.

Tilby tilrettelagte løsninger:
Hva kan organisasjonen by på av praktiske løsninger som gjør situasjonen enklere.

Husk at du er rollemodell:
Er det adferd du ønsker at medarbeiderne skal ta etter? Gå da foran med et godt eksempel.

Du kan vise følelser:
Det er lov å vise at du er berørt som menneske og leder.

Vær en god selvleder:
Ta vare på deg selv i en utfordrende og annerledes hverdag.

Publisert i Skolelederen, 04/2020