Bruk krisen som en mulighet til å utøve god fjernledelse

Av Johanne Rogndal

Den pågående pandemien skaper utfordringer for oss som medarbeidere og privatpersoner. Mange av oss er oppfordret til å jobbe hjemmefra, og må håndtere endringer som vi ikke har hatt mulighet til å forberede oss på. Samtidig er mulighetene for kommunikasjon begrenset til telefon og digitale plattformer. Dette stiller krav til lederen.

Vi har oppsummert noen råd for ledere som må utøve fjernledelse nå.

Fjernledelse begynner (også) med selvledelse

Ta vare på deg selv ved å skape gode rutiner i en utfordrende og annerledes hverdag. Hvilke mestringsstrategier hjelper deg vanligvis når du trenger å hente frem motivasjon, utholdenhet og arbeidsglede? Hvordan kan du legge opp dagene for best mulig trivsel og effektivitet? Det kan handle om enkle ting, som å planlegge arbeidsdagen sammen med partneren, og ha intervaller med barnefri og arbeidsro. Hvordan skjermer du deg for distraksjoner? Hvordan sørger du for å begrense bekymring? Del gjerne dine erfaringer med medarbeidere i en e-post.

Bli god på digital kommunikasjon

Digitaliseringen har allerede preget arbeidslivet i lang tid. Likevel var de færreste forberedt på at all kommunikasjon og alle møtepunkter skulle foregå digitalt, nesten fra en dag til en annen. Dette er en god anledning for organisasjonen til å bli en aktiv og synlig bruker av digitale løsninger. Test ulike digitale plattformer i interne møter først, for å kunne være proaktive med å foreslå bruk av dem overfor kunder. På den måten vil kundene ha lavere terskel for å avlyse allerede avtalte møtepunkter.

Sørg for hyppig kontakt med samarbeidspartnere og kunder ved å bruke enkle løsninger som telefon, Skype eller Facetime i tillegg til e-post.

Både telefon- og videokontakt stiller større krav til møtestrukturen. Send ut skriftlig agenda for møtet i forkant. Vær tydelig på hva som er målet med møtet/kontakten, og hvordan møtet vil bli lagt opp. Del gjerne dokumenter på delt PC-skjerm mens dere prater. Hold dere til agendaen, følg tidsplanen og oppsummer avslutningsvis.

Vær tydelig overfor medarbeidere på status, forventninger og mål

Kriser kan virke mobiliserende fordi de utkrystalliserer et mål, og stimulerer til målrettet handling. Som samfunn bør vi vise solidaritet med risikogruppene ved å holde oss hjemme. Det er det kollektive målet. Hva må vi gjøre for at organisasjonen skal klare seg? Lederen bør formidle tydelig hva som er organisasjonens mål i dag, i morgen og fremover, for å mobilisere til handling etter som situasjonen endrer seg. Hvor skal vi hen nå? Hva er første kneik vi må komme over? Dette hjelper også medarbeidere med å prioritere tidsbruk på ulike oppgaver.

Vær oppmerksom på pulverisering av ansvar

Det vil alltid være større risiko for pulverisering av ansvar når vi ikke ser hverandre. Enda større risiko er det når vi verken ser hverandre eller har klart for oss hva vårt eget ansvarsområde er. For å forebygge pulverisering av ansvar, bør lederen være bevisst i hvilken grad medarbeiderne kjenner sitt ansvarsområde. Og helt samtidig; vis tillit til at alle gjør sitt beste nå.

Medarbeideroppfølging er like viktig

Fjernledelse trenger ikke komme i konflikt med omsorg. Samhold og støtte er særlig viktig nå. Plutselig endring i livssituasjon er belastende for mange, og jo lengre tid vi må holde oss inne, jo mer utfordrende blir det å holde motivasjonen oppe også i forbindelse med jobb. Dette er en skikkelig utfordring for vår psykiske helse. Vær oppmerksom på at ulike medarbeidere har ulike forutsetninger for å mestre denne situasjonen, og ikke vær redd for å sjekke inn. Spør om det er noe du kan gjøre nå. Hva er utfordrende, og hva trenger du? Hvordan synes du fjernledelsen fungerer?

Det vi trenger nå, er både en kollektiv dugnad og dugnadsånd innad i organisasjoner rundt om i Norge. Som leder bør du være bevisst at trygghet og anerkjennelse gir gode vilkår for motivasjon. Vis omsorg, og du får medarbeidere som strekker seg litt lenger.

Som leder er du nå i en helt unik posisjon til å være en rollemodell. Det stilles høye krav til din beslutningsevne, etiske refleksjonsevne og personlig integritet. Ingen vet hvordan de vil komme ut av denne krisen som organisasjon. Men, vi har nå en mulighet til å vise at vi stiller opp for hverandre i krise. Fjernledelse er høyst forenelig med relasjonsledelse. – Og relasjonene er uvurderlige når vi skal bygge oss opp igjen etter krisen.