Gjensidig dialog er nøkkelen til suksess ved sykefravær

Av: Ida Erlien og Ingrid Bondkall Gjerde

For å komme raskt og trygt tilbake fra sykefravær, er godt samarbeid mellom leder og den sykmeldte åpenbart avgjørende. Men selv der dialogen fungerer, kan det være krevende å komme i mål. Hvordan få til god sykefraværsoppfølging i praksis?

Sykefraværet i Norge har økt de siste årene. Samtidig vet vi at jobb er viktig både for fysisk og psykisk helse. Partene i arbeidslivet har nylig signet en ny avtale for inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen), hvor fokus blant annet er bedre sykefraværsoppfølging og etterlevelse av plikter og rettigheter ved sykefravær. Sykdom og sykefravær kan ramme alle i løpet av arbeidslivet. For å komme raskt og trygt tilbake fra sykefravær, er godt samarbeid mellom arbeidsplassen og den sykmeldte helt sentralt. Sykefraværsoppfølgingen må skje på arbeidsplassen.

«Per» jobber i en virksomhet i byggebransjen. Han trives godt i en hektisk arbeidshverdag, men en belastning i privatlivet har medført at jobben har blitt krevende å håndtere. Nå var han 100% sykmeldt, og ba om veiledning hos arbeidspsykolog via bedriftshelsetjenesten (BHT). Han forteller i første samtale at han har kjent på overveldende stress samt mindre kontroll og mestring i jobben. Han beskriver søvnvansker, redusert energi, vansker med konsentrasjon og at oppgaver hoper seg opp.

Sykemelding som medisin med bivirkninger

Det å ha arbeid å gå til, rammer inn hverdagen ved god struktur og rutiner, mestring, mening og sosial kontakt. Dette vet vi er viktig for god helse. En sykemelding kan trigge det motsatte; struktur, rutiner og sosial kontakt faller bort. Sykmelding er i mange tilfeller en viktig og riktig medisin, men medisinen kan også ha negative bivirkninger – særlig ved langvarig fravær. Dagene blir lange og negative tanker rundt selvet og egen fungering kan lettere få fotfeste.

«Per» beskrev at han kjente på skyld og dårlig samvittighet overfor kollegaer. Han bekymret seg mye og hadde vansker med å aktivisere seg. Og hvem var han egentlig nå, uten jobben? Han beskrev en sterk jobbidentitet, og at jobben hadde vært en viktig ressurs når han strevde i privatlivet – inntil det ikke gikk mer. Han beskrev en god relasjon til sin leder, men sterke følelser av skam gjorde det samtidig vanskelig å åpne seg rundt hva han nå hadde behov for.

God sykefraværsdialog er nøkkelen

Sykefravær er kompleks tematikk og årsakene kan være sammensatte. Uansett årsak vet vi at tilhørighet til jobben under sykefraværet er viktig for raskere friskmelding. Her er god dialog lederens viktigste verktøy. Det kan handle om å ha regelmessig kontakt, tilby lederstøtte og sammen se på muligheter for tilrettelegging. God dialog skaper trygghet og forutsigbarhet for begge parter.

Barrierer for dialog og kunnskap om plikter og rettigheter

Manglende kompetanse rundt håndtering av sykefravær og frykt for å trå feil hos begge parter kan gjøre dialogen vanskelig. Usikkerhet i et komplekst landskap er helt normalt. Like fullt har begge parter et ansvar i sykefraværsarbeidet, som faller inn under arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, og arbeidstakers medvirkningsplikt og aktivitetsplikt. Ved sykefravær er arbeidsgiver ansvarlig for å holde en god dialog og forsøke å tilrettelegge arbeidssituasjonen og oppgaver så langt det lar seg gjøre. Arbeidsgiver vil være avhengig av arbeidstakere som formidler sine behov og bidrar aktivt i dialogen om ulike behov og løsninger. Arbeidstaker vil på den måten være ansvarlig for å bidra i dialogen så tidlig som mulig, om antatt varighet på fraværet samt tiltak for å komme tilbake i jobb, og gjøre grep for å etterleve avtalte tiltak.

«Per» bekymret seg mye for dialogen med lederen sin, og hadde ikke lyst til å utlevere for mye om seg selv. Vi snakket om at han som sykmeldt ikke plikter å dele detaljer om årsaken til fraværet som ikke er relevant for jobb. Det som derimot er viktig i dialog med leder, er å dele relevant informasjon om behov og gode forslag til løsninger for retur til jobb. Et spørsmål «Per» fikk i oppgave å tenke på var: «Hva trenger min leder å vite for å kunne være en god leder for meg nå?»

Kvalitetssykemelding, tilrettelegging og delvis friskmelding

I mange tilfeller vil delvis sykmelding være et nyttig tiltak fremfor 100 prosent fravær. Ved delvis sykmelding kan man høste positive helseeffekter av å være i arbeid, og samtidig ha tid til restituerende aktiviteter når man ikke jobber. Ved delvis friskmelding kan man kople seg på kollegaer og arbeidsoppgaver igjen – i passe dose. God dialog rundt tilrettelegging blir da viktig, med fokus på mestring og arbeidsglede.

Etter veiledningssamtalene gjennomførte «Per» og leder et møte. De ble enige om hvor ofte de skulle ha kontakt og hvordan fremover – en ukentlig telefonprat i starten og deretter fysiske møter. De la en plan for retur til jobb med tilpasning av oppgaver en periode, mer fleksibilitet og støtte. Etter at de hadde lagt en plan, ble terskelen for å komme tilbake til jobb lavere. Han kunne legge dårlig samvittighet og bekymringer til side, og fokuserte mer på ha en «kvalitetssykemelding». Han jobbet med å balansere hvile og aktivitet, trene og gjøre gode ting for seg selv. Kombinert med økt støtte og løpende dialog med leder, mulighet for flere pauser og fleksibel arbeidstid, kom «Per» gradvis tilbake i arbeid og opplevde økt mestring.

Gode rutiner for sykefravær og godt arbeidsmiljø som grunnmur

Den nye IA-avtalen vektlegger målrettet og intensivert sykefraværsoppfølging, blant annet gjennom økt bevissthet og kunnskap rundt gjensidige rettigheter og plikter arbeidsgiver og arbeidstaker har ved sykefravær. Gode rutiner for sykefravær i bunn, som er godt kjent for alle i organisasjonen, er derfor viktig for godt samarbeid. Vet vi hva vi skal gjøre i «fredstid», er det lettere å etterleve når sykdom melder seg. Ved behov for kompetanseheving, støtte eller veiledning relatert til sykefraværs- eller arbeidsmiljøarbeid, kan gode støttespillere som BHT spille en viktig rolle.

Gitt at arbeidsmiljøet er godt nok, er arbeid helsefremmende. For å forbygge arbeidsrelatert sykefravær er det viktig å jobbe med tiltak knyttet til det generelle arbeidsmiljøet og trivsel på jobb. Dette kommer frem i IA-avtalen. Hver organisasjon har mye å hente på å jobbe aktivt med å kartlegge samt ha kjennskap til utviklings- og bevaringsområder for godt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøportalen viser til syv faktorer for et godt arbeidsmiljø på tvers av bransjer: balanse mellom krav og innflytelse, forventningsavklaringer, tilbakemeldingskultur og anerkjennelse, gode samspill mellom leder og medarbeider, åpenhet og respekt, forutsigbarhet og partssamarbeid. Disse faktorene kan være nyttige å lene seg på i arbeidsmiljøarbeidet. Godt arbeidsmiljø er ferskvare – og krever aktivt bidrag fra alle på arbeidsplassen.

Noen måneder senere er «Per» tilbake i full jobb. Selv om belastningene i privatlivet fortsatt preger han, uttrykker han at tilpasningene han fikk, har gjort arbeidsplassen til et godt sted å være. Han beskriver kombinasjonen av veiledningssamtaler og kvaliteten på dialogen med leder som avgjørende for å komme raskere tilbake og sikre god arbeidshelse.

Noen tips i sykefraværsoppfølgingen

Som leder:

• Å investere i gode medarbeiderrelasjoner i «fredstid» gjør dialogen lettere ved sykefravær.
• Sett deg godt inn i regelverket og din rolle i sykefraværsarbeid.
• Regelmessig kommunikasjon ved sykefravær er viktig.
• Avklar form og hyppighet på kontakt med den sykemeldte. Skal dere snakkes jevnlig på telefon? Gå en tur? Møtes på kontoret?
• Spør gjerne den sykmeldte: «Hva trenger du fra meg fremover nå? Er det noe vi kan bidra med?»
• Våg å bry deg, men kjenn dine grenser: Som leder skal du ikke være den ansattes «psykolog» eller fikse hens problemer, men det å signalisere at man bryr seg har større kraft enn man tror.

Som sykmeldt:

• Sykefravær er et samarbeidsprosjekt. Leder kan tilrettelegge, men er avhengig av at du er åpen om dine ønsker og behov for tilrettelegging.
• Lag en «kvalitetssykemelding»: Kartlegg hva som gir og tar energi både på jobb og privat. Prøv å begrense bekymringstid. Fokuser på det du kan gjøre noe med. Søk aktiviteter som gir følelse av mestring, mening og glede.
• Hvis du står fast i dialogen med leder eller er usikker på hva du trenger for å få det bedre, ta kontakt med for eksempel fastlege, bedriftshelsetjeneste, HR eller andre støttepersoner i ditt nettverk.

På organisasjonsnivå:

• Kjenn til typiske risikofaktorer for arbeidsmiljø i din bransje, kartlegg lokale utfordringer og ressurser. Jobb kontinuerlig med forbedringer i arbeidsmiljøet i samarbeid med de ansatte. Godt arbeidsmiljø er et felles ansvar.
• Lag gode rutiner for sykefraværsoppfølging og gjør medarbeiderne kjent med disse.
• Gi lederopplæring i praktisk sykefraværsoppfølging og kurs i krevende samtaler.

Kilder:

https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/enighet-om-ny-ia-avtale/id3087599/

https://www.arbeidsmiljoportalen.no

Artikkelen er opprinnelig publisert i HRmagasinet, 02-25