8 tips til effektiv mangfolds- kommunikasjon

Av: Ingrid Bondkall Gjerde

I et mangfoldig arbeidsliv er evnen til å kommunisere effektivt en viktig egenskap. Noen ledere kan oppleve forskjellighet som et minefelt, og i verste fall få berøringsangst. Hva skal til for å skape et godt samarbeidsklima på en mangfoldig arbeidsplass? Hvordan er kommunikasjon et av dine viktigste verktøy i dette arbeidet?

Juni markerer fri kjærlighet og retten til å være den man er. For mange virksomheter er dette også en anledning til å sette søkelys på det viktige arbeidet med mangfold og inkludering. Slik som Pride er mer enn juni, er mangfold mer enn Pride – like viktig hele året.

Hva er mangfold?

Når vi snakker om mangfold, tenker mange umiddelbart på kjønn, nasjonalitet, etnisitet, legning/seksuell orientering, eller alder. Ved ensidig fokus på slike ytre faktorer risikerer vi å redusere en person til nettopp det som er “annerledes” – og glemme at mangfold har flere lag, hvor det meste er skjult for det blotte øyet.

Som et isfjell kan vi se for oss at 1/10 er synlig på overflaten. Går vi under vannskorpen finner vi våre ferdigheter, kompetanser, verdier, holdninger, virkelighetsforståelse, kultur, referanserammer og livserfaringer vi har med oss i “bagasjen”, for å nevne noe.

Disse er de virkelige kreftene som gjør oss forskjellige – som påvirker hvordan vi tenker, tolker og handler – og som kan by på både muligheter og utfordringer når vi møtes på arbeidsplassen.

Med dette som utgangspunkt – hvordan kan vi tilpasse kommunikasjonen vår for å skape gode inkluderende arbeidsplasser, og lede effektivt i retning av felles mål? Her følger 8 tips.

8 tips

1. Bruk et samlende språk

Språk og ordvalg har stor makt for opplevelsen av fellesskap eller avstand til hverandre. Språket bærer våre verdier. Å bygge en inkluderende kultur handler derfor også om å bruke et inkluderende språk – både utad og innad i organisasjonen. Det gjelder for eksempel hvordan man omtaler mangfoldet på arbeidsplassen og i samfunnet for øvrig. Kategoriseres et “oss og dem”? Hvem er målgruppen, og er språket tilpasset?

Det handler også om å være våken for formuleringer der man risikerer at noen reduseres til å være “representant” for en gruppe. Og hvilket språk bruker vi i møter, i lunsjen eller på digitale flater, når ikke alle deler felles morsmål? Vær også bevisst ordtak, vitser og andre referanser man kan anta at alle har et forhold til, men som i realiteten er kultur- eller generasjonsavhengig.

2. Vær klar over dine forutinntattheter

Kommunikasjon påvirkes av tenkemåter og ubevisste holdninger. Hjernen er mindre logisk enn vi tror, og tidvis jobber den imot våre beste intensjoner. For eksempel trekkes vi mot det kjente og de som likner oss selv, som kan skape et «oss og dem».

Hjernen leter også gjerne etter bekreftelser på det den tror vi allerede vet. I møte med det ukjente produserer hjernen antakelser for å fylle de hvite flekkene. Den såkalte Rosenthaleffekten viser at forventningene våre farger tolkningen av informasjon, og kan lede til selvoppfyllende profetier og i verste fall utilsiktet systematisk forskjellsbehandling.

Med økt bevissthet rundt dette, kan vi trene på å arrestere oss selv. Forsøk å legge forutinntatthet til side, og å snu skepsis til nysgjerrighet. Spør gjerne deg selv: Hvilke fordommer har du selv vært utsatt for? Hva gjorde det med deg? Hvilke fordommer er det viktig å være bevisst på ved din arbeidsplass?

3. Vær tydelig

Det er fort gjort å anta at andre tenker likt som deg, og at mottaker har forstått ditt budskap. At vi har ulik kommunikasjonsstil, er nyttig å være bevisst på, for å tilpasse kommunikasjonen. Det kan også være ulike forventninger til utøvelse av lederrollen, som kulturelle forskjeller i flat eller hierarkisk struktur på arbeidsplassen. Tydelighet og god forventningsavklaring gir forutsigbarhet. Det kan også dreie seg om tydeliggjøring av felles kjøreregler for hvordan vi gjør ting «hos oss», uavhengig av forskjellighet.

Ved beskjeder, forsøk å unngå vaghet som gir rom for misforståelser. Sett gjerne ord på det åpenbare, for å sikre at dere er av samme forståelse. En god kjøreregel er heller å sjekke ut en gang for mye enn for lite.

4. Se saker fra ulike sider og ta den andres perspektiv

Å pendle mellom ulike perspektiv og evne å romme disse, er en viktig ferdighet i mangfoldsledelse. Det handler om å vende blikket utover, med åpenhet og nysgjerrighet på andres ståsted, og samtidig ha med seg et utenfrablikk på seg selv: hvordan jeg og egen kultur oppfattes av andre. Særlig de som er annerledes fra meg selv, og hvordan deres erfaringer kan ha formet dem. Denne mentale pendlingen innebærer både selvrefleksjon og selvinnsikt; å kunne sortere ut hva som tilhører «meg», og å evne å sette dette til side i dialogen.

Ha med deg at konteksten et menneske lever i som del av være minoritet, kan være av betydning for hvordan du og din kommunikasjonsstil oppfattes. I noen tilfeller har du kanskje behov for å opparbeide seg mer kunnskap om spesifikke kulturer eller minoriteter. Du kan ikke vite alt om alle, men du kan ha et mål om å forstå, og å være bevisst egne kulturelle blindsoner.

5. Aksepter at misforståelser kan oppstå

Misforståelser kan oppstå i alle relasjoner, og med kulturelle forskjeller og språklige utfordringer kan vi snakke forbi hverandre. Et eksempel er hvor direkte noe blir sagt. Direkthet kan oppleves som fornærmende for noen, mens implisitte beskjeder kan oppleves utydelige dersom man er vant til en direkte stil. Er man oppvokst med respekt for autoriteter eller erfart at det å ikke fornærme er viktig, kan man kanskje si “ja”, også når man mener “nei”. I tillegg kommer non-verbal kommunikasjon, som gestikulering, mimikk og kroppsspråk.

Forskjeller i kommunikasjonsstil kan tilspisse seg ved uenighet, og øke risikoen for misforståelser eller at budskapet drukner i følelser. Å unngå uenighet fullstendig er urealistisk - og heller ikke ønskelig. Det er jo en viktig driver for å komme fremover! Fokuser heller på hvordan dere håndterer uenighet og misforståelser når det oppstår.

Forsøk å unngå at sakskonflikt blir personkonflikt, samtidig som vi må ta høyde for at saker kan bli personlige, særlig når rollen er tett knyttet til person. Forsøk å legge følelser som irritasjon til side, og fokuser på budskapet. Dersom du skal fremme ditt ståsted, tenk at du skal forklare, fremfor å forsvare. Noen ganger kan det også være bedre å ikke forstå, enn å misforstå.

6. Lytt aktivt for å forstå

Et svensk ordtak lyder: “Naturen har gitt oss to ører og en munn, hvilket forteller oss at vi skal lytte mye og tale mindre”. Dette minner oss om at lytting er et av våre viktigste verktøy for kommunikasjon. Vi kan skille mellom ulike nivåer av lytting. På det laveste nivået er vi mest opptatt av oss selv i form av assosiasjoner, vårt neste spørsmål eller å få bekreftet noe vi tror vi vet. I denne lyttemodusen er vi ikke fullt tilgjengelige for å ta inn all informasjon.

Et nivå opp kalles aktiv lytting. Når vi lytter aktivt, er vi mer opptatt av den andres perspektiv og å være nysgjerrige, enn av oss selv og å bygge forsvarstale. Gode kjøreregler kan være: Lytt for å forstå, fremfor å forsvare. Gjengi det du hører, for å sjekke ut den gjensidige forståelsen. Vis genuin interesse, nysgjerrighet og respekt, og still oppfølgingsspørsmål.

7. Still åpne spørsmål

Måten vi formulerer spørsmål på, er førende for retningen på den videre dialogen. Åpne spørsmål kjennetegnes ved at de inviterer til utdyping og forklaring, i motsetning til lukkede spørsmål som kan besvares med et “ja” eller “nei”. Åpne spørsmål starter gjerne med hva, hvordan, hvorfor eller på hvilken måte.

For avklaringer eller for å få konkret informasjon, er lukkede spørsmål nyttig og nødvendig, men mange kan øve på å bruke åpne spørsmål i større grad. Det øker potensialet for deg som leder til å få en dypere forståelse, og for at medarbeideren føler seg sett, inkludert og har noe å bidra med.

8. Bli kjent med hverandre

Å skape en trygg kultur med rom for forskjellighet er avgjørende for å få til best mulig samarbeid, og for at det enorme potensialet som ligger i mangfoldet, kommer til sin rett. Bruk derfor tid på å bli litt kjent med dine medarbeidere, og gå foran som et godt eksempel ved å by litt på deg selv. Fremhev likheter som forener, samtidig som ulikheter møtes med anerkjennelse og respekt.

Når vi blir tryggere på hverandre, kjennes forskjellene mindre viktige. Er vi utrygge, risikerer vi å legge bånd på oss selv i samarbeidet. Det grunnleggende psykologiske behovet for aksept og å «passe inn» vil da oppta mye av oppmerksomheten. Utrygghet gir også større spillerom for at ubevisste holdninger påvirker oss. Blir vi bedre kjent, har vi en buffer i samarbeidet når gnisninger oppstår: en trygghet på hverandres gode intensjoner.

Nøkkelpunkter til mangfoldskommunikasjon

• Vær bevisst på egne forutinntattheter og kulturblindsoner. Kan det være noen ting du tar for gitt i din hverdag og kommunikasjonsstil?
• Lytt aktivt til den andre for å forstå, og still åpne spørsmål.
• Våg å være nysgjerrig og åpen. Misforståelser vil alltid kunne oppstå, men det er hvordan vi møter og håndterer disse som kan avgjøre utfallet.

Artikkelen er opprinnelig publisert i HR-magasinet, 04-24