Å gjøre opp status

Av Thomas Halvorsen og Vilde Vollestad

I en tid preget av usikkerhet og raske endringer er det lett for virksomhetene å miste oversikt over hvordan driften går, så vel som hvordan de ansatte har det. Covid-19 har medført at vi, nærmest over natten, har måttet jobbe på nye måter. Mange ansatte er blitt permittert, og markeder har endret seg totalt. Noen måneder inn i krisen kan det være viktig å gjøre opp status. Hvor står vi nå? Hvordan samler vi troppene? Hvordan kan vi gjøre oss lønnsomme?

Å systematiske samle inn data fra alle ansatte kan være et viktig steg i denne prosessen. Det kan danne et felles utgangspunkt for å ta tak i situasjonen og iverksette gode tiltak. Å få god oversikt over de ansattes arbeidssituasjon kan være viktig for å ivareta de ansattes arbeidsmiljø. Ikke minst har medarbeidere et behov for å bli sett og hørt av arbeidsgiver.

Et godt verktøy for å få rask, systematisk og verdifull innsikt i de ansattes opplevelse av egen arbeidssituasjon, er pulsmålinger.

Pulsmålinger

Pulsmålinger er en metodikk som legger til rette for datainnsamling av de ansattes opplevelse av egen arbeidssituasjon, på en måte som er både hyppigere og mindre omfattende enn en full arbeidsmiljøundersøkelse.

Et sentralt kjennetegn ved pulsmålinger er at de har et lite spørsmålsbatteri og dermed raskt skal kunne besvares av de ansatte. I motsetning til en ordinær arbeidsmiljøundersøkelse, er ikke målet å få en fullstendig oversikt over de ansattes egen arbeidssituasjon. Derimot er pulsmålinger et egnet verktøy i situasjoner der behovet for strukturert informasjon er knyttet til noen konkrete områder. Mange virksomheter benytter for eksempel pulsmålinger over en tidsbestemt periode for å få jevnlig oversikt over hvordan de ansatte opplever et prosjekt, et endringsinitiativ eller en konkret situasjon.

Fordelene med et slikt verktøy er at målingen blir fokusert rundt konkrete og avgrensede forhold ved arbeidsplassen. Det kan gjøre det mer håndterbart å ta tak i de utfordringene som fremkommer, enn når man måler et større antall psykososiale indikatorer. Samtidig gir jevnlige målinger raske tilbakemeldinger til ledelse og HR om hvordan utviklingen forløper. Pulsmålinger kan derfor være et verktøy for å justere kursen og ta tak i utfordringer før de får utvikle seg.

Hvorfor skal vi måle?

I veiledning av medarbeidere opplever vi at krisen vi er inne i rammer svært ulikt. Noen har fått øynene opp for hjemmekontor, for andre har perioden vært krevende. Noen opplever at de gjennom permittering er med å redde bedriften – for andre medfører permitteringer mye uro. Det er derfor viktig å ikke bare anta, men sjekke ut med medarbeiderne, hvordan de opplever at situasjonen påvirker dem. Å måle medarbeidernes psykososiale arbeidssituasjon og iverksette gode tiltak, er sentralt både for å ivareta hver enkelt medarbeider, men også for å ivareta virksomheten. Store omstillinger kan for mange påvirke motivasjon, trivsel eller opplevd trygghet. Forskning viser tydelig at reduksjon i disse, og andre sentrale psykososiale faktorer, kan ha negativ innvirkning på arbeidshelse, effektivitet og produktivitet.

Å be medarbeidere svare på spørsmål knyttet til egen arbeidssituasjon, og behov fremover, kan ha en verdi i seg selv. Medarbeidere har behov for å bli hørt, og dette behovet blir ikke mindre når arbeidshverdagen plutselig endres drastisk. En anledning til å reflektere over egen arbeidssituasjon kan også være verdifullt for den enkelte ansatte. Forskningen har også vist at kortere og hyppigere målinger også kan være effektivt for deltakelse og respons. Det fordrer imidlertid at ledelse og HR faktisk tar grep og igangsetter tiltak når det er nødvendig. Like fullt er det sentralt at resultater og tiltak blir kommunisert til de ansatte. Hvis ansatte opplever at de stadig svarer på spørsmål om hvordan de har det uten at noe skjer, viser forskningen at det i verste fall har negativ effekt på arbeidsmiljøet.

Ledere og HR har ofte mange gode tilnærminger til å følge opp medarbeidere. Målinger vil aldri kunne erstatte god ledelse og mellommenneskelige relasjoner. Iblant er kan målinger likevel være nødvendig for å få tak i hvordan de ansatte faktisk opplever egen arbeidssituasjon. Det kan være mange grunner til at medarbeidere holder tilbake informasjon om hvordan de har det, i samtale med leder eller HR. Situasjonen vi er i utfordrer også lederes mulighet til å få oversikt over de ansattes ve og vel.

Hvordan ta pulsen på en god måte?

Det er noen viktige aspekter å tenke på når man skal gjennomføre pulsmålinger. I arbeidet med vår egen pulsmåling har noen nøkkelfaktorer vært viktige:

Ha et tydelig fokus – hva ønsker dere å vite noe om? Det er viktig å klargjøre hva dere ønsker å få ut av undersøkelsen. Er målet først og fremst å finne ut hvordan medarbeiderne opplever å sitte på hjemmekontor? Eller hvordan ansatte preges av usikkerhet i markedet? Her kan det være variasjoner i virksomheters behov og formål.

Ikke glem å fange opp det som har fungert godt – og mulighetene fremover. Når vi skal gjøre målinger kan vi fort gå i fella og fokusere utelukkende på hva som har vært vanskelig. Vi erfarer at mange også har gjort seg positive erfaringer i denne perioden. Hjelp de ansatte til å reflektere over hva som har fungert godt og hva som er viktige bevaringspunkter. Kan enkelte ansatte bli mer produktive med en dag hjemmekontor i uka? Kan interne Walk and Talk-møter gi energi og kreativitet inn i jobbhverdagen?

Sett en tydelig tidsplan. Det er viktig å lage en tydelig og avgrenset tidsplan for gjennomføring, tilbakemelding og oppfølging av undersøkelsen. Husk at pulsmåling er en kort undersøkelse som har som formål å gi raskt innblikk i hvor dere er nå – ikke en full virksomhetsvurdering.

Gi alltid medarbeiderne innblikk i resultatene. Ikke la linken med undersøkelsen bli det siste medarbeiderne hører. Mange medarbeidere savner å få se resultater fra undersøkelser de har deltatt i.

Vær tydelige på hvordan resultatene skal brukes og hvilke prosesser som skal skje i etterkant. Gjør en vurdering i forkant på hvem som skal utarbeide tiltak på bakgrunn av resultatene, og vær tydelig på det. Det er viktig at dette er kommunisert og forankret i virksomheten. Mange ønsker å benytte resultatene som et lederverktøy for å igangsette raske og treffende tiltak. Pulsmålinger kan også brukes som et utgangspunkt for dialog om situasjonen man står i, både i ledergrupper og innad på avdelinger. Kanskje ser du andre bruksområder og behov i din virksomhet?

Artikkelen er opprinnelig publisert i Personal og ledelse, 4-20