Av Thomas Halvorsen

Etter en lang periode med pandemi er mange virksomheter nå tilbake til en tilnærmet normal arbeidshverdag. For noen har det imidlertid utkrystallisert seg en ny normal, der hybridarbeid preger arbeidsukene. Dette gjelder særlig kontorarbeidsplasser. HR og ledere gjør klokt i å ta en aktiv rolle i møte med den hybride arbeidshverdagen: Hvordan kan vi best mulig ivareta individuelle ønsker om fleksibilitet og samtidig dekke virksomhetens behov for tilstedeværelse, samhandling og arbeidsmiljø?

Pandemien hadde stor påvirkning på arbeidslivet. Noen vil mene at pandemien bare fremskyndet trender som på et eller annet tidspunkt uansett ville nådd de fleste. Digitale og hybride møter, fleksibilitet og mer arbeid hjemmefra, samt økt digital kompetanse og samhandling, er retninger det moderne arbeidslivet uansett ville tatt. Uavhengig av hvordan vi forklarer utviklingen, så er medarbeidernes tanker og forventninger til hva jobben nå skal tilby og representere, endret. For mange ledere og HR er det imidlertid nødvendig å balansere disse forventningene med fellesskapets og virksomhetens behov.

Fleksibilitet avgjørende

Fleksibilitet i forhold til hvor og når vi jobber, er et av områdene der perioden med pandemi har påvirket våre oppfatninger. Ifølge HR-undersøkelsen for 2021 (HR Norge), svarer om lag 90 % av respondentene i en større, nordisk kartlegging at de vil ha en slik fleksibilitet. For i overkant av 60% av respondentene i samme undersøkelse er dette så sentralt, at man vil vurdere å slutte på arbeidsplassen dersom arbeidsgiver ikke tilbyr denne fleksibiliteten.

Fleksibilitet er en faktor som trekkes frem av medarbeidere i alle alderssegmenter. De mer erfarne medarbeidere har kjent på hjemmekontorets fordeler knyttet til blant annet mindre reisetid, digitale møters effektive avvikling, færre distraksjoner og økt konsentrasjon. Vi vet også at fleksibilitet oppleves som avgjørende for mange dyktige medarbeidere når de står i en jobbsøkerprosess og skal vurdere mulige arbeidsgivere.

Samtidig som denne fleksibiliteten nå er høyt aktet blant mange medarbeidere, viser kartlegginger fra større virksomheter at en del nye medarbeidere foretrekker å jobbe mye fra arbeidsstedet. Mange kjenner behov for å være en del av et fellesskap, få anledning til å bli kjent med kolleger, vise seg frem, og oppleve aspekter ved arbeidslivet man kjente seg frarøvet da hjemmekontoret var det eneste alternativet. De sosiale og relasjonelle aspektene ved arbeidsplassen oppgis også som viktige for medarbeidere på tvers av erfaring, i undersøkelsene vi har gjort i et bredt spekter av virksomheter.

Balansere de ulike behovene

Selv om fleksibilitet er en viktig faktor i den hybride arbeidshverdagen, er det flere behov som må balanseres. Hvordan ivareta medarbeidernes arbeidsmiljø på hjemmekontoret? Hvordan kartlegge og følge opp medarbeidernes trivsel og behov? Hvordan sikre at vi beholder og utvikler nyansatte på en god måte?

Undersøkelser fra blant annet Sintef om onboarding i hybridhverdagen, viser at det oppstår en del problemstillinger dersom onboardingen skjer fra hjemmekontorstolen: de nyansatt vet ikke hva de ikke vet, det blir mer krevende å få til en god rolleforståelse, og mange kjenner på frykt for å stille de «dumme» spørsmålene når interaksjonen skjer digitalt. Flere virksomheter opplever også en økning i frivillige oppsigelser blant nyansatte.

Det utkrystalliserer seg også noen andre problemstillinger knyttet til arbeidsmiljø i hybridhverdagen. I våre undersøkelser under og i etterkant av pandemien, har jobb-fritid-balansen vært et gjentagende tema. Selv om mange synes hybridarbeid gir en bedre balanse mellom jobb og fritid, viskes samtidig skillet mellom de to arenaene ut. Når møtepunktene blir færre, vet vi at viktige faktorer som lederoppfølging, tilbakemelding og opplevelse av anerkjennelse, kan bli skadelidende. For mange medarbeidere trenger ikke dette nødvendigvis å være så problematisk, men vi vet samtidig at sårbare ansatte er mer utsatt. Mange ledere og HR vi er i kontakt med, uttrykker også at ansatte som kunne hatt godt av mer tilstedeværelse på arbeidsplassen, av ulike årsaker holder seg på hjemmekontor, og at dette kan være uheldig over tid.

Hvordan finne balansen?

Pandemien har endret hvordan vi tenker rundt samhandling og fleksibilitet på arbeidsplassen. Mange står derfor i prosesser for å finne gode måter for å ivareta individuelle ønsker om fleksibilitet og samtidig få dekket teamets og resten av virksomhetens behov for tilstedeværelse, samhandling og arbeidsmiljø. Det kan oppleves som krevende å finne en balansert tilnærming til dette.

Det er også stor variasjon i hvordan virksomheter har løst dette så langt. Noen har landet på tydelige retningslinjer, mens andre har en mer avventende tilnærming der vurderinger gjøres i takt med erfaringene man tilegner seg. I mange virksomheter har man lagt seg på en linje med retningslinjer på virksomhetsnivå, der man åpner opp for et gitt antall dager med hjemmekontor i uken. I andre virksomheter legger man imidlertid opp til at dette spørsmålet heller avklares mellom medarbeider og leder. En tredje modell er at dette avklares med nærmeste team eller i prosjektene.

Der mange ser behovet for tydelige retningslinjer som gjelder for virksomheten, fins det også mindre fastsatte tilnærminger. Et alternativ til retningslinjer, kan være å kommunisere klare forventninger til de ansatte. Eksempler på dette kan være at tilstedeværelse skal ta utgangspunkt i oppgaven som skal løses, at kollegaers eller teamets behov iblant skal få forrang for egne preferanser, og at man deltar på sosiale eller faglige arrangement når de arrangeres fysisk. For en del medarbeidere kan slike forventninger gjerne være nok til å oppnå en god balanse, særlig dersom medarbeiderne også blir involvert og opplever eierskap til dette.

Hva er viktige fokus i den hybride arbeidshverdagen?

Hybridarbeid er kommet for å bli. Det fins foreløpig ingen fasit for hvordan løse dette best mulig, og det vil være ulike forhold som spiller inn avhengig av blant annet virksomhetens størrelse, kultur og arbeidsoppgaver. HR og ledere gjør imidlertid klokt i å ta en aktiv posisjon for å få til dette på gode måter. Noen vil kartlegge og følge utviklingen over enda litt tid, og justere kursen gradvis. Andre ønsker allerede nå å sette disse temaene tydelig på dagsorden og involvere medarbeidere. Dersom man ikke tar aktivt eierskap i egen virksomhet eller lar dette seile sin egen sjø, kan imidlertid konsekvensen bli at team eller enkeltmedarbeidere får det dårligere eller gjør det dårligere enn hva det er potensiale for.

Uavhengig av hvilken tilnærming man velger, kan man uansett gjøre grep som skaper gode rammer for den enkelte og fellesskapet. Her følger noen mulige fokusområder:

Gjør det attraktivt for ansatte å komme til arbeidsstedet

Mange virksomheter gjør konkrete grep slik at det skal bli attraktivt å komme til arbeidsstedet. Eksempler på dette er økt grad av sosiale sammenkomster eller fellesopplegg, gjerne en eller flere ganger i uken. Ved å gi medarbeiderne en konkret anledning til å komme til arbeidsstedet, samtidig som de vet det er stor sannsynlighet for å møte kollegaer, øker sjansen for oppmøte. Da skaper man samtidig felleskapsopplevelser som kan bety mye for den enkelte, og arbeidsmiljøet som helhet.

Lag gode fysiske arenaer for samhandling

Mange har erfart at det er en fordel og møtes fysisk når man skal jobbe kreativt, samarbeide eller jobbe prosessorientert. Forholdsvis enkle grep kan bidra til å legge til rette for dette på gode måter. Det kan være å sørge for godt utstyr eller gjøre oppgraderinger av møterom og lokaler. Noen omgjør også tidligere tradisjonelle møterom eller kontorer til mer kreative fellesområder for samhandling eller sosialt fellesskap. Ansatte har ofte gode innspill på hva de behøver og ønsker seg.

Tilbakemeldinger og anerkjennelse

I en hybrid arbeidshverdag er det viktig å gjøre tiltak som kompenserer for mindre, naturlig sosial interaksjon. Dersom du som leder eller HR ser medarbeiderne dine mindre gjennom arbeidsuken, er det ekstra viktig å benytte anledningene du har, til å gi tilbakemeldinger og anerkjennelse. Hvis arbeidshverdagen gjør at du sjeldnere enn før møter medarbeidere, kan det også være behov for å oppsøke medarbeidere i større grad enn før; Invitere til hyppigere en- til- en samtaler, holde kontakt jevnlig via telefon, og sørge for jevnlige fellesmøter i team eller avdeling der den enkeltes arbeidssituasjon eller prosjekt gjøres relevant. Slike grep kan sikre at medarbeiderne opplever seg sett og anerkjent, samtidig som leder eller HR kan sørge for oppfølging av den enkelte.

Vær tett på ansatte og deres utfordringer i arbeidshverdagen

Et viktig fokus er å koble seg på hva den ansatte står i av dilemmaer, utfordringer og problemer. Mange ledere tilnærmer seg ansatte med en coachende ledelsesstil. Fordelene med dette kan være mange. Myndiggjøring av ansattes egne ressurser til å finne løsninger, samt å fremme leder eller HRs anledning til å være tett på den enkelte ansatte, kan gi merverdi og samtidig gi god oppgaveløsning.

Kartlegg og følg opp ansattes arbeidsmiljø og utvikling

Når medarbeidere i større grad jobber hybrid, blir det desto viktigere å kartlegge og følge opp ansattes arbeidsmiljø og utvikling. Det er flere måter å gjøre dette på. I større virksomheter eller i avdelinger med mange ansatte, kan medarbeiderundersøkelsen suppleres med kortere og hyppigere pulsundersøkelser, slik at ledere og HR sitter med oppdaterte data på hvordan medarbeiderne opplever egen arbeidssituasjon. I mindre virksomheter eller avdelinger med få ansatte, kan det være vel så verdifullt å snakke oftere med de ansatte, både formelt og uformelt, en- til- en og i fellesskap. Det kan gjerne være noen standardiserte spørsmål, samtidig som det åpnes for en friere samtale dersom den ansatte har noe på hjertet. Et poeng ved alle tilnærmingene, er imidlertid å sørge for tilstrekkelig hyppighet, slik det blir mulig å fange opp endringer hos den enkelte eller i fellesskapet.

Artikkelen er publisert i HRmagasinet, 07-22