Bli mer effektiv med Pomodoro-teknikk

Bli mer effektiv med Pomodoro-teknikk

Av Tage Wester

Nettaviser, e-poster og kollegaer med spørsmål… Det er lett å bli distrahert på jobb, og ofte ender man med å utsette arbeidsoppgaver. Det finnes heldigvis en rekke systemer og teknikker for å ta tilbake kontrollen over tiden og jobbe mer effektivt. Pomodoro-teknikken er eksempel på et slikt system som også har vist seg å kunne effektivisere hele arbeidsplasser.

Pomodoro-teknikken ble utviklet på 90-tallet av den italienske forfatteren Francesco Cirillo. Han kalte systemet pomodoro etter den tomatformede klokken han brukte for å ta tiden på arbeidsøktene. Metoden handler om å bryte komplekse oppgaver ned i mindre deler som egner seg til økter kalt pomodoroer, med korte pauser i mellom. Dette øver opp hjernen til å fokusere bedre, reduserer distraksjoner og senker terskelen for å få i gang "startmotoren", siden oppgavene blir mer oversiktlige og konkrete.

Hos analysefirmaet IIH Nordic signaliserer en liten rød lykt på pulten at kolleger er i konsentrasjon – da er det ikke lov å avbryte. De har på kontorene i Oslo, København, Stockholm og London de siste årene testet 40 ulike produktivitetsteknikker. Erfaringene deres viste at kombinasjonen av konsentrasjonsmusikk og Pomodoro-metoden har vært det mest virkningsfulle. Fra starten av 2017 har IIH Nordic kombinert denne teknikken med firedagers arbeidsuke og full lønn. - Fra årsskiftet og frem til nå har vi arbeidet 14.000 timer mindre i virksomheten, men holdt den samme omsetning og profitt som året før. Teknikken har økt produktiviteten vår med 20 prosent, kunne direktør Henrik Stenmann nylig fortelle(1).

Her er oppskriften på hvordan du kan komme i gang med pomodoro-teknikk:

1. Velg en oppgave som skal gjennomføres og del denne opp i pomodoroer på 25 minutter
Avgrensede oppgaver som å tømme innboksen kan man gjerne bare sette i gang med. Men ved større oppgaver, som rapportskriving, vil det derimot være hensiktsmessig først å dele oppgaven inn i hovedmål, delmål og arbeidsmål. Om det er vanskelig å komme i gang med en omfattende rapport vil det for eksempel være nyttig å formulere konkrete arbeidsmål som kan gjennomføres på 25 minutter, som man da fordeler ut på pomodoro-økter. Det å skaffe en slik oversikt ved større og uoversiktlige oppgaver gjør det enklere å komme i gang og å vite hvor man skal begynne. Det kan ofte være hensiktsmessig å bruke den første økten til å jobbe frem en slik oversikt og plan.

2. Sett en alarm på nedtelling og arbeid konsentrert i 25 minutter
Det finnes en rekke pomodoro-apper, men man klarer seg fint med nedtellingsvarsel på mobilen. Enkelte eksperimenterer med lengre og kortere økter avhengig av arbeidsoppgaver, men det viktigste er at man jobber konsentrert i en periode og unngår avbrytelser og forstyrrelser. Dersom man blir avbrutt i en økt, anbefaler Cirillo å informere om at man arbeider konsentrert med noe akkurat nå, avtale en konkret tid for å komme tilbake til vedkommende, og så vente til konsentrasjonsøkten er avsluttet før man ringer eller tar kontakt. Ved å være konsekvent på dette øker man muligheten for at teknikken blir en robust rutine og holder distraksjonene på en armlengdes avstand.

3. Marker at du er ferdig med en økt og ta en fem minutters pause
Enkelte synes det kan være stressende at man skal bli ferdig med et arbeidsmål på 25 minutter, men det viktigste er at man arbeider konsentrert i den oppsatte tiden. Eventuelt fortsetter man bare med samme arbeidsmål etter pausen. Hensikten med pomodoro er nettopp å øve på konsentrert fokus, slik at dette etter hvert blir en enkel rutine. Cirillo anbefaler å markere hver fullførte pomodoro med å krysse av på et ark, men dette kan også gjøres ved å stryke ut listen med arbeidsmål etter hvert som de fullføres.

4. Etter fire-fem pomodoroer, ta en lengre pause på 15-20 minutter
De hyppige pausene er en forutsetning for å være fullt konsentrert under øktene og er i tillegg en belønning i seg selv. For å unngå at pausene sklir ut, kan man også sette en nedtelling på fem minutter på disse. Cirillo er også opptatt av at pausene gir anledning til å ta et skritt tilbake for å evaluere det man gjør. Han anbefaler også som fordypningsarbeid at evaluering av innsats og effektivitet er noe man gjør i de lengre pausene for å finne ut hvor mye innsats og hvor mange pomodoroer en oppgave krever.

Hvorfor virker metoden?
Hva er det som gjør Pomodoro-metoden effektiv? I en forskningsstudie om arbeidseffektivitet ble oppgaveløsning sammenlignet i to gruppesituasjoner. Den ene gruppen fikk plassert en stor bolle med sjokolade midt på bordet, med streng beskjed om at de ikke kunne forsyne seg. Gruppene med sjokolade gjorde det deretter mye dårligere på oppgaveløsning enn de uten, selv om alle deltagerne i utgangspunktet var like dyktige. Forskernes konklusjon var at gruppene med sjokolade konsentrerte seg dårligere fordi de ble fristet og distrahert. Med andre ord har vi ikke separate viljestyrker for oppgaveløsning og for det å motstå fristelser. I løpet av en arbeidsøkt vil prat med kollegaer, beinstrekk, kaffe o.l. tilsvare sjokoladen i eksperimentet, og hver gang vi da må undertrykke impulsen om å tilfredsstille en slik fristelse, forstyrrer vi vår konsentrasjon og arbeidsflyt.

Dette betyr ikke at pauser og avbrekk i jobbhverdagen er negativt, men at Pomodoro-metoden er en måte å systematisere «belønningene» på slik at impulsene blir mindre påtrengende. Man kan på en måte si at det handler om å lære opp "apekattene" (impulsene) i hjernen til å være tålmodige. I praksis vil metoden da føre til at det blir færre slike impulser å bruke viljestyrke på og mer overskudd til konsentrasjon. I begynnelsen opplever mange at dette kan være slitsomt, men ganske raskt merker man at "apekattene" innstiller seg på å vente. Full konsentrasjon i 25 minutter går fra å være noe man må kjempe for til å bli en rutine.

Hos IIH Nordic har man satt Pomodoro i system som en del av felles arbeidskultur. Et slikt grep gjør det betydelig lettere å avgrense avbrytelser samt å holde på motivasjonen for å trene på metoden, slik at man kommer til punktet hvor dyp konsentrasjon er en lett tilgjengelig rutine. Det anbefales derfor å få til et kollektivt løft med felles undervisning, øving, kickoff og evaluering for å oppnå høyere effektivitet i hele virksomheten.

Pomodoro-metoden:

• Velg en oppgave og bryt denne opp i økter på 25 min.
• Sett en alarm på nedtelling og arbeid konsentrert i 25 minutter. Ved avbrytelser, forklar at du jobber konsentrert med noe, avtal et tidspunkt for å kontakte vedkommende igjen og fullfør økten.
• Marker avsluttet pomodoro på et ark eller ved avkryssing av arbeidsmål og ta fem minutters pause. Om det er vanskelig å avgrense pausen, sett en alarm på fem minutter.
• Etter fire-fem pomodoroer, ta en lengre pause på 15-20 minutter.

(Artikkelen er opprinnelig publisert i Personal og Ledelse, nr. 3 - 2018.)