Av Anette Høy Dye og Nina Skarsgård

Som leder eller HR-personell må man forebygge og håndtere sykefravær. Det kan være både tidkrevende, dilemmafylt og veldig meningsfylt. Har du opplevd at saker du trodde skulle være lette å løse har endt i konflikt? Eller omvendt; det som virket umulig fikk et positivt utfall? Sykefraværsarbeid kan være komplekst. Nøkkelen til å lykkes ligger i en god sykefraværsdialog.

De fleste av oss vil i løpet av arbeidslivet oppleve helseproblemer og behov for sykmelding. Majoriteten vil komme tilbake i jobb uten særlige vansker, men i visse tilfeller oppstår komplikasjoner, risiko for langtidsfravær og i verste fall uførhet. Kombinasjonen av et godt arbeidsmiljø og en hensiktsmessig dialog mellom leder og ansatt er avgjørende for å komme raskt tilbake i jobb etter en sykmelding. Når vi vet at risiko for uførhet øker ved sykefravær utover 6 uker og at hver sykefraværsdag ifølge NHO koster ca. 2000 kroner, vil fokus på tidlig intervensjon være klokt og god sykefraværsdialog en viktig investering (www.idebanken.org/innsikt/artikler/den-viktige-samtalen). Her har arbeidslivet og særlig nærmeste leder en meget viktig rolle.

Gode «baneforhold» - dialog og forebygging på tre nivåer

Den gode sykefraværsdialogen starter i det forebyggende arbeidet. På systemnivå handler det om å sikre gode rammer og rutiner på arbeidsplassen og at partene i arbeidslivet samarbeider i det forebyggende nærværs- og fraværsarbeidet. Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidet organiseres, planlegges og gjennomføres på måter som sikrer de ansatte mot ulykker, stress og overbelastning på jobb (ref. www.stami.no). Dialogen mellom ledere, ansatte, verneombud og tillitsvalgte, samt samarbeid med bedriftshelsetjeneste er viktig for å lykkes på kort og lang sikt.

Når de overordnede rammene er til stede og rutiner fungerer, kan man jobbe videre med den gode sykefraværsdialogen på avdelingsnivå. Leder kan for eksempel sette sykefravær på agendaen på et avdelingsseminar for å bevisstgjøre holdninger til eget og andres sykefravær, snakke om terskel for å være borte fra jobb, samt muligheter for tilrettelegging før eller i en sykmelding.

At både ledere og ansatte kjenner til sine plikter og rettigheter, er viktig for at sykefraværsforebygging og -oppfølging blir god og fraværet kortest mulig; Hva kan jeg forvente av leder når jeg blir syk og hva er mine plikter som sykmeldt? Hva innebærer arbeidsgivers styringsrett, omsorgsplikt og tilretteleggingsplikt? Hva betyr det at den ansatte har medvirkningsplikt, aktivitetsplikt og informasjonsplikt? Dersom dette er kjent og avklart, vil det være enklere å gjennomføre den gode sykefraværsdialogen på individnivå. God ledelse ved trygg og tett personalkontakt er avgjørende. Relasjoner bør bygges i fredstid og må vedlikeholdes.

Rett og slett fordi arbeid er viktig

Ettersom arbeid er en viktig kilde til økonomisk trygghet, rutiner, tilhørighet, mening og utvikling, vil fravær kunne by på både praktiske og følelsesmessige utfordringer. Arbeid er også viktig for identitet og mestring, noe som gjør at fravær lett kan trigge følelser av skam og nederlag. Endringer i rutiner, mye grubletid, manglende kontroll på egen helse eller hvor lenge sykmeldingen vil vare er krevende å håndtere. Som sykmeldt vil mange føle seg på utrygg grunn. Kanskje er det første gang man er lengre borte fra jobb enn en tre-dagers egenmelding? Kanskje er man ny i jobben eller ikke kjenner lederen sin så godt? Fantasier om «hva vil andre tenke om mitt fravær», «vil jeg bli trodd og forstått», «vil leder meg vel», «vil jeg klare å komme tilbake», «vil jeg miste arbeidsoppgavene mine» eller «tenk om jeg blir ufør», kan komme etter relativt kort tid og kan trigge bekymring og søvnløshet. Dersom man ikke klarer å håndtere den indre dialogen, kan dette forsterke plagene og forlenge sykmeldingen. Å ha noen å snakke med både på og utenfor jobb er derfor viktig. Tidlig dialog med leder for å avklare det den sykmeldte lurer på kan hindre unødig grubling og usikkerhet. Ved psykiske helseplager er unnvikelsesadferd og negative følelser ofte til stede. Initiativ, energi og mot kan være borte. Da er det enda viktigere at leder aktivt tar kontakt på en vennlig, imøtekommende og respektfull måte.

Felles ansvar for trygghet og tilrettelegging

Å lage en struktur for kontakt, og avklare forventninger til dialog og hvilke tema som må snakkes om underveis, er nyttig. Leder bør sette av god tid sammen med den sykmeldte og finne egnet sted og form på dialogen som tilfredsstiller begge parters behov for informasjon, trygghet og forutsigbarhet. Leder trenger å vite når og hvor lenge vedkommende blir borte, den ansatte må forsøke å svare ut etter beste evne og sammen må det legges en plan for kontakt, tilrettelegging og arbeidsutprøving (https://www.nav.no/arbeidsgiver/oppfolgingsplan).

Trygghet og tilrettelegging med tanke på både relasjoner og mestring av arbeidsoppgaver er alfa og omega. Tilrettelegging og god relasjon med leder kan i mange tilfeller avgjøre hvor raskt og hvor mye den ansatte kan jobbe. Er det forhold på arbeidsplassen som har bidratt til sykdom eller er til hinder for tilbakeføring, må dette tas opp og håndteres så tidlig som mulig. Ved konflikt bør det vurderes om leder kan følge opp dette på egenhånd, eventuelt hvem som kan bistå (eks. HR, tillitsvalgt, verneombud, bedriftshelsetjeneste). Her må man trå varsomt og riktig frem. I noen tilfeller bør jurister eller samarbeid med helsepersonell vurderes.

Når sykefraværsdialogen blir vanskelig

Det finnes relativt lite forskning som undersøker lederes perspektiv i sykefraværsoppfølging, men i en studie av Lau, Dye og Aarseth fra 2018 ble ledere intervjuet om hva som kjennetegnet enkle versus krevende sykefraværssaker. Lederne opplevde sykefraværsoppfølgingen som meningsfull, ofte tidkrevende og til tider utfordrende eller fastlåst. De enkleste forløpene var preget av gjensidig tillit og god dialog, at spilleregler ble fulgt av begge parter, det fantes gode tilretteleggingsmuligheter for den sykmeldte uten at det gikk utover kvalitet på tjenesten eller kolleger, samt at medarbeideren mestret jobben og selv ønsket seg tilbake.

Motsatt opplevde lederne sykefraværsoppfølging som krevende når spilleregler ikke ble fulgt (for eksempel at de ikke fikk kontakt med den sykmeldte), når de ikke hadde nok tid til å følge opp, eller når kommunikasjonen gikk i stå og gjensidig tillit var lav. Psykiske helseplager kjennetegnes ofte av unnvikelse, tilbaketrekning og vegring. Ledere må balansere behov for informasjon opp mot respekt for «privatlivets fred» og opplevde at vurderingen av hva som er «passe tett på» var dilemmafylt. Andre dilemmaer oppsto når den sykmeldte ønsket tilrettelegging som ikke var mulig uten å gå på bekostning av kvalitet eller andre ansatte.

Det kan være nødvendig med bistand

I noen sykefraværssaker vil det være nyttig med ekstern veiledning eller oppfølging av helsepersonell. Forskning tyder på at tidlig intervensjon med jobbfokus er positivt for utfallet av slik veiledning eller behandling. I tilfeller med lettere til moderate psykiske lidelser som angst og depresjon anbefales det både helsemessige og arbeidsrettede tiltak samtidig - med særlig fokus på mestringstro (www.arbeidoghelse.no). I tillegg er det i de mest fastlåste sakene gunstig med samarbeid mellom arbeidstaker, arbeidsgiver, fastlege/helsevesen og NAV.

God ledelse ved trygg og tett personalkontakt er avgjørende. Ledere har en svært viktig rolle ved sykefravær og oppfølgingen kan innebære en mulighet til å utvikle relasjonene til medarbeiderne. De arbeidsrelaterte sykefraværssakene gir arbeidsgiver et ansvar, men også en god anledning til dialog om hva som ikke fungerer. Imidlertid kan dette være betent, den psykologiske tryggheten kan være lav og stress- eller konfliktnivået kan dermed eskalere. I slike saker kreves kloke ledere som evner å ta de krevende samtalene, kjenner sykefraværsreglene godt og kan tenke raust og kreativt rundt mulige løsninger.

Bidra til en god sykefraværsdialog

Som leder:

• Kjenn dine ansatte og bygg tillit

• Vær bevisst egne holdninger til sykefravær

• Oppfordre til gradert sykmelding, prøv ut, evaluer og juster tiltak

• Ta initiativ til tidlig dialog og følg dine plikter som arbeidsgiver (omsorgsplikt, tilretteleggingsplikt)

• Bli enig med den sykmeldte om en «informasjonsstrategi» overfor de andre ansatte omkring fravær og behov

• Balanser behov for dialog og informasjon opp mot respekt for privatlivets fred

• Ivareta relasjonen til den ansatte, men også virksomhetens behov

• Vær vennlig, men samtidig tydelig

• Gi støtte og vis tillitt, men still samtidig tilpassede krav

• Vær «passe tett på» og raus med tilbakemeldinger

Som ansatt/sykmeldt:

• Ta initiativ til dialog med leder og følg dine plikter som sykmeldt (eks. levér sykemelding i tide, delta på dialogmøter, informer om tilretteleggingsbehov, gjør alt det du kan for å bli raskest mulig frisk til å jobbe)

• Noe åpenhet er å anbefale av hensyn til dialog om tilrettelegging og toleranse for fravær - lag en informasjonsstrategi som ivaretar både deg og arbeidsgiver; hvem skal du informere om hva og når?

• Start med enkle oppgaver som gir motivasjon og mestring

• Be om støtte ved behov

• Avklar usikkerhet tidlig

• Vurder om det er endringer som må gjøres for å holde deg langtidsfrisk; lag en plan

Anbefalinger til ledere ved krevende sykefraværsdialog

• Ha mot til å ta samtalen tidlig

• Forbered deg godt og be eventuelt om råd

• Gjennomfør samtalen i egnet rom kort tid etter innkalling

• Avklar din rolle og bidrag

• Informer om at den ansatte kan ha med seg en støtteperson

• Ha en klar agenda

• Lytt og still åpne spørsmål

• Skriv ned det dere blir enige om

• Avtal tid for neste samtale og følg opp

Referanser

Idébanken. (u.å.). Hva skjer? Hentet i 2023 fra https://www.idebanken.org/inns...

Johansen, T. og Lien, G. (2021, 18. oktober). Forskning: Klar sammenheng mellom forventninger, jobbrelatert mestringstro og retur til jobb. Arbeid og Helse. https://arbeidoghelse.no/forsk...

Lau, B., Dye, A. og Aarseth, S. (2018, 5. juli). Lederes opplevelse av sykefravær; kjennetegn ved enkle versus krevende saker. Psykologforeningen. https://psykologtidsskriftet.n...

NAV. (2023, 10. februar). Oppfølgingsplan. https://www.nav.no/arbeidsgiver/oppfolgingsplan

Statens arbeidsmiljøinstitutt. (2022, 21. oktober). Hva er arbeidsmiljø? https://stami.no/hva-er-arbeid...

Artikkelen er opprinnelig publisert i HR-magasinet, 03-23