Moment bidrar til utforming av ny IT-organisasjon ved UiO

Av: Tage Wester

Å drive med forskning, formidling og utdanning i verdensklasse stiller høye krav – også til IT. Det handler om hele spekteret fra kompetanse på programvare som muliggjør forskningsmessig nybrottsarbeid, til å ha en IT-brukerstøtte som er lett tilgjengelig når AV-utstyret på et auditorium ikke fungerer.

I 2019 vedtok Universitetet i Oslo at det var nødvendig å tenke nytt rundt organiseringen av egen IT-virksomhet. Det var en erkjennelse av at dersom UiO skulle fortsette å være en ledende forsknings- og utdanningsinstitusjon, var det nødvendig å prioritere IT som satsningsområde. Viktige nøkkelord var avanserte IT-tjenester, brukerkontakt, tjenesteutvikling og effektive løsninger. Fra Moment ble organisasjonspsykologene Even Neeb og Christoffer Wenaas engasjert for å bistå prosjektet som skulle vurdere og foreslå en ny organisering av IT-virksomheten.

I mai i år ble ny organisering vedtatt, og 1. januar 2023 trer omorganiseringen i kraft. Vi har derfor tatt en prat med Even, for å høre mer om prosjektet ved UiO, og hvordan han som organisasjonspsykolog og seniorkonsulent jobber med omfattende endringsprosjekter.

Hva har Moment bidratt med i utformingen av ny IT-organisasjon ved UiO?

Et tett samarbeid over en lengre periode visker ut skillet mellom hvem som er ansatt og hvem som er ekstern. Vi har bidratt til at alle har jobbet dedikert mot samme mål, og at alle i prosjektgruppen har fått bidra med sin ekspertise. Det viktigste suksesskriteriet for oss har vært å få frem det beste fra interne og eksterne krefter, og få disse til å jobbe godt sammen som ett team opp mot prosjektets målsetninger og leveranser.

De som var med i prosjektet fra UiO fungerte som eksperter på lokale forhold - man kjenner jo sin egen virksomhet best. De har mye innsikt og erfaring med hva som fungerer for dem. I tillegg til en unik forståelse av kontekst og historikk. Og viktigst av alt; Det er de som skal føre arbeidet i den nye IT-organisasjonen videre når prosjektet er slutt og hverdagen kommer.

Fra Moment har Christoffer og jeg bidratt med spisskompetanse på organisasjonsdesign og organisasjonsutvikling, med kunnskap om ulike tilnærminger til organisering, og hvilke muligheter og begrensninger som er viktig å være klar over. Innsikt fra IT-organisasjoner og måter andre har organisert seg på, var også viktig kunnskap vi tok med inn i prosjektet. Et viktig mål for UiO var å sikre effektiv informasjonsflyt, styrke samarbeidet og tilrettelegge for kontinuerlig kompetanseoverføring mellom ulike deler av IT-organisasjonen. For å oppnå dette, bidro vi fra Moment med innspill som førte til en beslutning om faglige team som går på tvers av den valgte linjestrukturen.

I tillegg til fagkompetanse på organisasjonsdesign og -endring, har Moment solid kompetanse på god prosjektstyring og prosess- og endringsledelse. Vårt mål er alltid å skape rom for nytenking og idéer, med konstruktive diskusjoner og meningsutveksling, samtidig som man sikrer nødvendig progresjon og god beslutningstaking. I dette prosjektet innebar det blant annet at vi bisto med fasilitering av flere workshops, arbeidsprosesser og møter.

Hvordan har samarbeidet med UiO vært organisert?

Fra Moment har Christoffer og jeg deltatt i en kjernegruppe i prosjektet sammen med prosjektledelse og et sekretariat. I tillegg har vi bistått i en utvidet prosjektgruppe, ulike arbeidsgrupper og referansegrupper med deltakelse fra hele universitetet. Samarbeidet har inkludert IT-personell i tillegg til ansatte fra ulike fakulteter, institutter, muséer og administrative enheter. Vi har bidratt til prosjektets kjernegruppe i alle faser: Fra prosjektplanlegging, risikovurdering og praktisk prosessfasilitering, til rådgiving omkring organisasjonsdesign og endringsledelse samt evaluering.

Moment har bistått gjennom hele prosjektperioden på nesten tre år, og arbeidet har variert i omfang. I noen perioder, som i innspurten av viktige leveranser og beslutninger, har det vært mer aktivitet. Andre perioder har vært roligere, som når prosjektet har avventet viktige avklaringer. Prosjektet ble også preget av pandemien, som rammet i en kritisk periode da man skulle møte representanter for alle faglige og administrative enheter for å få innspill til den nye IT-organiseringen. Dette gjorde at vi måtte planlegge hele denne prosessen på nytt for et mer digitalt samarbeid. For mange ved UiO ble dette prosjektet deres første møte med Zoom.

Hva kan Moment bidra med i større endringsprosjekter?

Moment har kompetanse på psykologi i arbeidslivet. Vi sier at det handler om kraft for å få til bevegelse, for organisasjoner og menneskene som utgjør dem. Store og krevende endringer handler om mer enn å definere en organisasjon på tegnebrettet, med organisasjonsstruktur, roller, samhandlingsprosesser og møtearenaer. Det handler om å få til atferdsendring på alle nivåer i en organisasjon, å jobbe på en annen måte, koordinert og smart, for å oppnå det man ønsker av bedre kvalitet eller kostnadseffektivitet. Dette krever systematisk og strukturert arbeid med god og bred involvering fra de som har skoen på, ledere og tillitsvalgte. Man må oppnå en felles forståelse av nåsituasjonen, utfordringene vi skal løse med endringen, vurdering og valg av løsninger, og hva som skal til for å få til endringen. Og for å få til det, må man ha medarbeidere som er motiverte, med riktig kompetanse, i riktig rolle, og som samarbeider godt. Det kan vi mye om i Moment.

Les mer om prosjektet OU-IT på UiOs nettsider.