Hjelp – jeg har blitt leder!

Av Bodil Victoria Guldbrandsen

Overgangen fra kollega til leder kan være utfordrende. Hvordan kan du beholde relasjonen med tidligere kolleger, samtidig som du tar styringen? Til deg som førstegangsleder finnes det nyttige verktøy du kan ta med inn i lederrollen for å bli en trygg og god leder som dine ansatte har tillit til.

«Hilde» (34) har jobbet på sin arbeidsplass i fem år. Hun trives godt, har venner i kollegiet og får tilbakemeldinger om at hun er effektiv, ansvarsfull og dyktig. En dag får hun tilbud om en lederstilling med personalansvar for 12 personer. Hilde blir først glad for tilbudet, før frykt og tvil melder seg: «Har jeg det som skal til for å være leder? Vil kollegaene mine ha tillit til meg? Kan vi fortsatt være venner?»

Mange nye ledere kan kjenne på det samme som Hilde. Ansvaret og de nye arbeidsoppgavene i en lederstilling kan oppleves overveldende og skremmende. Ledelse kan påvirke trivsel, produktivitet, sykefravær og turnover, og lederrollen kan føre med seg sosiale konsekvenser, utfordringer og krevende dilemmaer. Samtidig opplever mange at det er spennende, givende, gøy og lærerikt å bli leder. Men hvordan blir man en god leder? Hvordan løser man vanskelige situasjoner og hvem kan man støtte seg på?

Hva vil det si å være en god leder?

Hilde takker ja til lederstillingen, med et håp om at hun skal bli en god leder for sine ansatte: en som er til stede, som bryr seg, støtter, motiverer og hjelper med å gjøre en god jobb. For å få til dette, må Hilde tilpasse lederstilen til hver enkelt medarbeider. Noen jobber best med rom og ro til å jobbe selvstendig, mens andre trenger hyppigere sparring og tilbakemeldinger. Som ny leder bør du bli kjent med medarbeiderne dine og hva de trenger for å trives og prestere på jobb. Reflekter også over egne holdninger til temaer som sykefravær, motivasjon, å gjøre feil eller å ikke alltid gi hundre prosent på jobb, da disse kan påvirke deg som leder. Kanskje er det også nye sider ved deg selv du må bli kjent med i den nye rollen: Hvem vil du være som leder? Hvilke styrker og utfordringer tar du med deg? Hva unngår du fordi det er ubehagelig eller vanskelig?

En god leder er også en god rollemodell. Som leder har du ansvar for kulturen og arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Si «hei» om morgenen og bruk de små øyeblikkene du har til å bygge relasjoner. Vær inkluderende og vis at du tar arbeidsoppgaver og dine ansatte på alvor. Skap en kultur der ansatte føler seg trygge på å stille spørsmål, uttrykke seg og gjøre feil uten frykt for negative reaksjoner.

En trygg kultur formes og påvirkes i alle relasjonelle øyeblikk – i møter, gjennom tilbakemeldinger, i lunsjpausen, når man ankommer jobb om morgenen og på sosiale arrangementer. Du kan bidra ved å oppmuntre til spørsmål og andre synspunkter eller meninger, selv stille spørsmål og være åpen om egen usikkerhet eller dele feil du har gjort.

Mange ledere har opplevd det samme som Hilde: De får en lederstilling etter sterke resultater «på gulvet». Plutselig er du sjefen til kollegaer du nettopp var likestilt med. Mange ledere forteller at den sosiale overgangen er spesielt krevende. Hilde kan ikke lenger sitte med samme vennegjeng hver lunsj, men må spre oppmerksomheten og bli kjent med flere. Som leder har du ansvar for å behandle medarbeidere likt og skape et godt og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte.

Kommunikasjon – ditt viktigste lederverktøy

Kommunikasjon er kanskje det viktigste verktøyet i lederverktøykassen. God kommunikasjon bidrar til at medarbeiderne føler seg sett og blir mer motivert. Som leder er du også en rollemodell for hvordan de ansatte snakker sammen på din arbeidsplass. Vær derfor bevisst på hva du sier og kroppsspråket du bruker. Som leder handler mye av jobben om å gi informasjon, instruksjoner, svare på spørsmål og gi tilbakemeldinger – og dette må kommuniseres tydelig. Tydelig kommunikasjon skaper forutsigbarhet og bygger tillit. Forbered deg godt: Når budskapet er klart for deg, blir det enklere for dine medarbeidere å forstå det.

Kunsten å gi tilbakemeldinger

Mange ledere beskriver at det er utfordrende å gi tilbakemeldinger – og det er forståelig. Det er lett å tråkke feil, og mange unngår heller å gjøre det. Men det å gi tilbakemeldinger er faktisk noe av det viktigste du gjør som leder. Tilbakemeldinger gitt på riktig måte kan øke medarbeidernes trygghet, både i egen rolle og i relasjon til deg som leder. Omvendt kan tilbakemeldinger som blir gitt på uheldige måter redusere motivasjon og påvirke relasjonen mellom deg og medarbeideren negativt. Heldigvis finnes det metoder du kan bruke for å gi tilbakemeldinger på konstruktiv måte:

Rosende tilbakemeldinger gir vi når noen gjør noe vi ønsker at de skal fortsette med. Hilde merker at en av hennes ansatte har jobbet ekstra effektivt en uke, med få feil. Når hun roser den ansatte, bør Hilde være presis og tydelig: beskrive hva den ansatte har gjort og hva det betyr for teamet og arbeidsplassen. Hun bør gi tilbakemeldingen med én gang, slik at rosen knyttes til innsatsen akkurat den uken: «Jeg la merke til at du jobbet veldig effektivt denne uken, uten at det gikk utover kvaliteten på arbeidet ditt. Det ga oss gode resultater, fortsett sånn!»

Ros av ønsket atferd er ofte mer effektivt enn å korrigere uønsket atferd. Allikevel er det noen ganger nødvendig med korrigerende tilbakemeldinger. Disse gir vi når noen gjør noe vi ikke ønsker at de skal fortsette med. Hilde har en ansatt som gir beskjed om avspasering kort tid i forveien, noe som skaper problemer i planleggingen. Hun gruer seg til å si fra og er redd for at den ansatte ikke vil like henne lenger. Likevel vet hun at hun må si fra for å oppnå endring. Når hun gir tilbakemeldingen, bør Hilde være konkret og ta utgangspunkt i noe hun har sett eller hørt for å eie sitt eget perspektiv. Hun bør gi tilbakemeldingen på egnet tid og sted og være konkret på hva hun ønsker at medarbeideren skal gjøre fremover: «Jeg har lagt merke til at du har sendt beskjed om avspasering mindre enn to uker før, noe som gjør det vanskelig å planlegge arbeidet og skaper uforutsigbarhet i teamet. Framover ønsker jeg at du gir beskjed om avspasering minst to uker før».

Kroppsspråk er særlig viktig ved korrigerende tilbakemeldinger. Vær rolig, vennlig og gi blikkontakt. Korrigerende tilbakemeldinger kan være ubehagelige, men som leder er det viktig å fremstå trygg i slike situasjoner. Da blir det også lettere å ta imot tilbakemeldingene.

Vanskelige, men viktige samtaler

En viktig lederoppgave er å følge opp medarbeidere og ta opp utfordringer med dem det gjelder. En av Hildes kollegaer har i det siste vært irritabel og kommet med nedsettende kommentarer i møter. Hilde må ta en prat med vedkommende, men kjenner at hun gruer seg. Mange ledere forteller at slike samtaler er noe av det vanskeligste de gjør, og noen unngår dem i håp om at situasjonen løser seg selv. Likevel er nettopp dette ubehaget kanskje et tegn på at samtalen må tas, og helst så tidlig som mulig. Forskning viser at fravær av ledelse, eller «la-det-skure-og-gå-ledelse» kan være mer skadelig for arbeidsmiljøet, og understreker viktigheten av å ta styring i slike situasjoner. Nedenfor følger noen punkter som kan hjelpe deg å gjennomføre samtalen på en god måte:

• Forbered deg: Hvilken kjennskap har du til saken? Trenger du mer informasjon?
• Velg tid og sted: Ta samtalen tidlig, på tomannshånd, og sett av nok tid til å fullføre den.
• Hensikten med samtalen: Vær klar over hvilken endring du ønsker, før du går inn i samtalen.
• Tydelig og rett på sak: Presenter hensikten med samtalen tidlig, ikke gå rundt grøten. Vær tydelig når du kommuniserer budskapet ditt.
• Fokuser på fakta: Ta utgangspunkt i konkret atferd du har sett eller hørt, fremfor det andre forteller.
• Vær nyansert: Gi rom for både medarbeiderens og dine synspunkter.
• Gi rom for reaksjoner: Viktige samtaler kan vekke følelser – la medarbeideren reagere og dele sin opplevelse.
• Vær åpen for ny informasjon: Kanskje medarbeideren står i noe privat som gjør det vanskelig å regulere følelser på jobb? Vær forberedt på at det kan komme frem ny informasjon.
• Avtal videre oppfølging: Avtal et tidspunkt hvor dere følger opp med ny samtale hvis det er behov for det.
• Send skriftlig oppsummering: Oppsummering og oppfølgingspunkter på e-post etter samtalen kan gi anledning til å rette opp i misforståelser og gjøre oppfølging enklere. I noen saker kan dokumentasjon også bli et formelt krav.

Hvem kan du som leder støtte deg på?

Noen ganger kan det føles ensomt å være leder. Både nye og erfarne ledere står ofte i vanskelige situasjoner der det er vanskelig å vite hva som er riktig å gjøre. Da er det viktig å vite hvem du kan støtte deg på. Tillitsvalgt og verneombud er to viktige samarbeidspartnere, som skal være brobyggere mellom ansatte og ledelsen. Et godt samarbeid med dem kan forbedre konflikthåndtering, lønnsomhet og problemløsning. Du kan også støtte deg på din leder, andre ledere, BHT og Nav. Gi deg selv rom til å gjøre feil og utvikle deg som leder. Du vil stå i mange dilemmaer uten fasit – det viktigste er å lære av erfaring og ha et bevisst forhold til hvordan du vil være som leder.

Artikkelen er opprinnelig publisert i HR-magasinet, 01-25