Gode og effektive digitale møter

Av Tage Wester og Tor Levin Hofgaard

Koronaviruset har kastet oss inn i et digitalt skifte. For mange er de første ukene med en digital møtehverdag tilbakelagt. Dette må vi anta også vil være den nye normalen en god stund fremover. Målet med alle jobbmøter bør være å skape merverdi for teamet, avdelingen eller organisasjonen som helhet. Hvordan kan man lykkes med dette nå når alle sitter på hvert sitt hjemmekontor?

Et godt møte

Et godt møte og en god møtekultur forutsetter at en rekke elementer er ivaretatt. Skal man lykkes, må man ha:

• Klare mål som er kjent for alle som skal delta
• Riktige saker på agendaen
• God rolleforståelse hos de som deltar
• Avklarte mandater for de som møter
• Godt forberedte saker

I møtet bør det tydelig fremgå hvor man vil med saken som drøftes; Hvorfor den står på agendaen, hva vi skal oppnå med diskusjonen, og hvordan det forventes at dette implementeres og evalueres. Kommunikasjonen bør være fokusert, og man må samtidig få til at diskusjonene spiller på ulikhetene i gruppen. Skal man klare dette, er det viktig at gruppen føles trygg å være i, og at alle bidrar til god lagånd. Dersom dette ikke er på plass, vil det fort kunne oppleves som delvis meningsløst for mange å være med i møtet, det vil oppstå uklarheter om hvorfor noe diskuteres, hva som er besluttet, og om hvordan ting skal tas videre.

Hvordan gjennomføre dette online?

Når alt dette skal fungere online, blir det ekstra utfordrende. Gruppen er ikke fysisk samlet, folk kan sitte i ulike settinger med ulik tilgang til papirer som er sendt ut eller muligheter til å følge presentasjoner som eventuelt vises. Avhengig av hvilket videosystem man benytter, har man ulik tilgang til å se dem som deltar. I noen videoløsninger kan det være slik at dersom man ikke sier noe, vil man være fraværende fra videobildet, og ikke bli sett, i hele møtet.

Hva skal man da gjøre for at et møte på nett ikke skal skli ut, og hvordan sikrer man at møtet beholder de egenskapene som gjør at det gir en merverdi for alle som deltar og for virksomheten som helhet? Kort sagt, hvordan gjennomføre effektive og gode digitale møter? Vi mener utfordringen ligger i å være nøye med å definere og kommunisere formålet med møtet, sørge for engasjerende og mest mulig personlige møter og understøtte alt dette med god digital fasilitering.

Formålet

Formålet styrer møtets fokus; hvem trenger å bidra og hvordan skal dere jobbe? Start med å spørre hvorfor akkurat dette møtet bør avholdes. Konkret: Hva skal møtet bidra med, hvilken verdi og konkrete resultater skal det gi, og hvilken opplevelse skal deltagerne sitte igjen med? Bare når hensikten er tydelig avklart er det mulig å sette opp en agenda og et format. Et tydelig definert formål, som også bør kommuniseres til deltagerne i møtet, er avgjørende for å kunne planlegge og fasilitere gode, effektive møter. Det er også til hjelp med å holde diskusjoner på riktig spor og til å håndtere uforutsette situasjoner.

Engasjer deltagerne

En studie fra 2014 av online-møter viste at 60% gjorde andre arbeidsrelaterte oppgaver mens de deltok. Det er lett å sette seg selv på “mute” for deretter å gå gjennom epost-innboksen dersom det som diskuteres ikke virker relevant. Det er derfor møtelederens ansvar å ha på plass et rammeverk som engasjerer deltagerne gjennom hele møtet:

• Begynn møtet med å kommunisere formålet og hvilke resultater/avgjørelser som er ønskelige.
• Presentasjoner og innlegg bør holdes korte (enkelte studier viser at fokus lett begynner å glippe etter 6-10 minutter i online-møter). Møtet bør heller ikke vare lenger enn 90 minutter, da de færreste klarer å fokusere lenger enn dette uten pauser.
• Det er enklere å engasjere færre deltagere i digitale møter. Vurder derfor hvem som må være med. Kan enkelte orienteres i etterkant? Eventuelt kan man dele opp slik at ikke alle trenger å delta i hele møtet. Alternativt kan man senke terskelen for å delta aktivt i møtet med såkalte «breakaway-rooms». Dette gir muligheten for parallelle diskusjoner som oppsummeres i plenum.
• Bruk chat-funksjonen aktivt slik at flere kan engasjere seg med kommentarer og spørsmål underveis. Etterspør gjerne feedback i denne kanalen og løft opp kommentarene/spørsmålene underveis. Det er da viktig at møteleder eller en dedikert person følger med på det som kommer av innspill.
• Det finnes verktøy for å lage små interaktive spørreundersøkelser i de fleste videotjenester. Dette gjør at alle må engasjere seg og kan også være en fin “oppvarming”. Enkelte tjenester gir muligheten for å dele møtet i mindre grupperom som så kan samles igjen, slik kan man få flere til å engasjere seg ved å melde tilbake fra diskusjonene i plenum.

Digital møtefasilitetering

Det er flere forhold ved digitale møter man bør sørge for å ha god kontroll på. Dette er mindre ting, men kan samlet sett ha stor effekt på gruppens konsentrasjon og engasjement.

Det er for eksempel viktig å skape et trygt miljø for at deltagerne skal ønske å engasjere seg. Gjør derfor møtet så personlig som mulig ved å hilse på alle som logger seg på. Oppfordre alle til å bruke video og gi “øyekontakt” ved å se inn i kameraet når de snakker. Ha om mulig litt avstand til kameraet, slik at man ser mer kroppsspråk. Oppfordre gjerne folk til å logge seg på litt før så man kan starte med uformell prat, og når møtet starter er det fint med en delingsrunde om situasjonen siden sist, eller forventninger til møtet, så alle får sjekket inn.

Ha på plass eller bli enige med deltagerne om en møtekultur, for eksempel at alle har mikrofonen på “mute” når de ikke snakker og at man melder inn innlegg og spørsmål på en måte som ordstyrer enkelt kan følge med på. Det er også lurt å ha en dedikert “superbruker” som kan hjelpe med det tekniske for deltagere underveis i møtet.

Møteleder har ellers et viktig ansvar i at møtet deles opp i passe store bolker. Ha gjerne en klar struktur for håndtering av agendapunkter, som for eksempel: 1. Kort presentasjon 2. Spørsmål og diskusjon 3. Oppsummering. Bruk jevnlige innsjekker underveis i møtet, slik at alle blir gitt anledning til å kommentere eller mene noe. Dette er spesielt viktig siden man i mindre grad får med seg deltagernes kroppsspråk.

Hvis du husker på følgende, er du godt i gang med gode og effektive digitale møter:

• Hold deltagerne fokuserte med å veksle mellom kortere presentasjoner og mulighet for deltagerne til å engasjere seg.
• Forbered møtene godt ved å sørge for variasjon og et tydelig program med agenda, oppgaver og innsjekker etc.
• Led møtet aktivt, og oppfordre deltagerne til å engasjere seg underveis.
• Bruk chat og andre verktøy for å holde deltagerne engasjert.
• Bruk tid på å bygge en trygg atmosfære med for eksempel delingsrunder og uformell start.
• Pass på at du kan teknikken godt, og at man har de rollene som trengs for å ivareta møtekulturen.