Bærekraft i jobblivet

Av Krister Halck

Som leder bør du legge til rette for et godt, produktivt og helsefremmende arbeidsmiljø for deg og dine medarbeidere.

Kanskje kjenner du som leder på et stress som har vart litt for lenge. Kanskje har du medarbeidere som opplever dette? Å finne en god balanse mellom det å yte godt på jobb og samtidig få tid til restitusjon og hvile, kan være utfordrende. Bedriften har det overordnete ansvaret for arbeidsmiljøet, men som leder har du ansvar for å bidra og legge til rette for dette, og du har et ekstra ansvar for å bistå dine medarbeidere i å håndtere press og stress. Dette følger av arbeidsgivers omsorgsplikt som betyr at du som representant for arbeidsgiver plikter «å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø både, fysisk og psykososialt». Vi skal ikke ta skade av å være på jobb.

Men selv om arbeidsgiver har et overordnet ansvar for et forsvarlig arbeidsmiljø, betyr ikke det at medarbeiderne ikke har et ansvar. Tvert imot. Vi har alle et ansvar. Og det er også sånn at medarbeiderne plikter å delta når arbeidsgiver setter i gang arbeid med arbeidsmiljøet – dette gjelder også stress og stresshåndtering. Vi skal se på to tilnærminger til personlig bærekraft i jobb: Hvordan du som leder kan bistå medarbeider direkte, og hvordan du som leder kan jobbe mer systematisk på et overordnet nivå med struktur og kultur.

La oss først se nærmere på hva du helt konkret kan gjøre som leder hvis du skal bistå og støtte en medarbeider med stresshåndtering. Start alltid med en kartlegging sammen med medarbeideren. Sett opp en oversikt over alle oppgavene han eller hun gjør, og prøv å estimere tid brukt på hver oppgave. Prøv å danne deg et bilde av medarbeiderens totale arbeidssituasjon. Har vedkommende for mange oppgaver, sett opp mot kapasitet og rammer – såkalt «ikke påregnelig belastning»? Eller er arbeidsmengden innenfor det medarbeideren må regne med for den type stilling som vedkommende har – såkalt «påregnelig belastning».

Hvis arbeidsmengden er for stor (ikke påregnelig belastning), bør du sammen med medarbeideren redusere noe på antall oppgaver. Hvis dette ikke er tilfellet, kan dere begynne å se på hvordan medarbeideren løser oppgavene. Se nærmere på prioritering, arbeidsform eller oppgaveløsning. En god hjelp er å avklare forventning til hva som skal gjøres, lage klare tidsrammer sammen med medarbeideren og sette frister som kan gi struktur og krav til fremdrift. Kanskje er det mer opplæring eller kompetansepåfyll som er det viktigste? Følelsen av ikke å mestre eller forstå fullt ut hva man skal gjøre, er en vanlig kilde til stress. Men det kan også være at medarbeideren trenger å bli bedre på selvledelse.

God selvledelse handler mye om struktur og planlegging. En generisk tilnærming - enten du skal bli bedre selv eller bistå andre - er som følger: Forsøk å lage en plan for dagen – med en klar start og en klar avslutning. Vær tydelig på prioriteringene dine og søk avklaringer dersom det er uklart for deg hva du skal prioritere. Forsøk å gjøre en ting av gangen – monotasking - fremfor multitasking. Hjernen vår bruker mye kapasitet på å hoppe mellom oppgaver. Reduser tilgjengelighet når det er nødvendig. Prioritering og fokusert arbeid fordrer å være tydelig på når du skal være tilgjengelig for kolleger eller medarbeidere. Husk å blokke ut tid til egne oppgaver. En utfordring er ofte at det kommer på nye oppgaver og henvendelser i løpet av dagen. Det er sjelden vi klarer å holde den opprinnelige planen. Prøv likevel å holde deg til en plan, men revider den eventuelt og gjør om på prioriteringer om nødvendig. Husk pauser og sosiale avbrekk - nyere forskning viser at pauser gjennom arbeidsdagen forebygger fysiske og psykiske helseplager, og er viktigere for helsa enn pausene vi tar etter arbeidsdagen. Selvivaretagelse utenom jobb er og viktig - husk at gode vaner for søvn, fysisk aktivitet og avslapning har mye å si for hvordan du fungerer i jobben. Forsøk å markere skillet mellom jobb og fritid. Dette er kanskje ekstra viktig hvis du sitter mye på hjemmekontor. Det betyr at du legger bort pc-en, logger av epost og stopper pushmeldinger på mobilen. Det er lov å jobbe på kvelden, men lag et tydelig skille mellom når du er på jobb og når du har fri.

Ønsker du som leder å jobbe mer systematisk med et godt og helsefremmende arbeidsmiljø har du mange måter å gjøre dette på. En interessant og nyttig tilnærming er å fokusere på noen grunnleggende faktorer som kan fokuseres og utvikles, og som ser ut til å være viktige på tvers av ulike typer av arbeidsplasser. Disse seks faktorene er utarbeidet av STAMI - Statens arbeidsmiljøinstitutt sammen med blant annet Arbeidstilsynet. Som leder kan du ta en ekstra sjekk på hvordan det står til i forhold til disse punktene både hos deg selv og i eget team eller avdeling. Vi vet at fokus på disse kan bidra til å forebygge blant annet negativt stress. La oss se litt nærmere på disse seks punktene:

Krav og innflytelse. Uansett hva vi jobber med, har vi én ting felles: Vi trives best på jobb når vi føler at vi gjør en god jobb. Det er viktig å kjenne at det stilles krav til det vi gjør, men at kravene balanseres med muligheter for innflytelse, medvirkning og medbestemmelse i vår arbeidshverdag.

Avklar forventninger. Med avklarte forventninger er det lettere å gjøre en god jobb. Å gjøre en god jobb gir oss en god følelse. Er det ulike forventninger til hva som skal gjøres, og hvordan det skal gjøres, er det lett å bli usikker. Å utsettes for mange motstridende krav er en stor stressfaktor i arbeidslivet. Hvis ledelsen og de ansatte avklarer roller og forventninger sammen, vil det bidra til et arbeidsmiljø der alle vet hva som gjelder. Det gjør det mye lettere å gjøre en god jobb.

Tilbakemeldinger og anerkjennelse. Tilbakemeldinger og anerkjennelse for jobben vi gjør, skaper ikke bare ny energi og motivasjon - det er positivt for helsen vår. Vi står sterkere i krevende arbeidssituasjoner og blir mindre syke. Opplevelsen av å jobbe et sted der vi blir både sett og satt pris på, bidrar til et godt og arbeidsmiljø og en lønnsom bedrift.

Samspill og partssamarbeid. Godt samspill mellom ledere og ansatte gir resultater. En leder har stor betydning for hvordan de ansatte opplever sin arbeidshverdag. Som igjen har stor betydning for sykefravær, produktivitet og lønnsomhet. En synlig leder, som er støttende overfor sine ansatte og som rettferdig fordeler oppgaver, bidrar til å skape et positivt arbeidsmiljø.

Forutsigbarhet. Forutsigbarhet er viktig. Men verden kan som kjent være uforutsigbar og endre seg raskt, og virksomheter må endre seg med den. Likevel; det å være orientert, vite hva som skjer og hva man skal gjøre på jobb, bidrar til en forutsigbarhet i arbeidshverdagen. Derfor er det så viktig å involvere alle ansatte i endringene som skjer, og utføre dem på en gjennomtenkt måte.

Åpenhet og respekt. Åpenhet og respekt bidrar til et tryggere arbeidsmiljø. Jobben er en viktig del av livet, og gode relasjoner til dem vi jobber sammen med er svært viktig for vår trivsel, trygghet og faglige utvikling. Det å etablere god psykologisk trygghet i jobb er vesentlig og handler om at det er lov å gi tilbakemeldinger, lov å gjøre feil, men også å vise frem det vi får til. Du skal være trygg på at du får tilbakemelding om det er noe du gjør som ikke er gunstig eller er feil. Til sammen skaper dette en trygghet i arbeidsmiljøet som gir økt trivsel og produktivitet.

Se www.arbeidsmiljoportalen.no for mer info.

Ved å fokusere på disse faktorene over tid, sørge for at de leves gjennom å praktisere i så mange sammenhenger som mulig samt å bryte de ned i konkrete deler, vil dette kunne bidra til et godt og helsefremmende arbeidsmiljø. Ikke alene, men sammen med individuelle tiltak og med fokus på at hver og en har et ansvar for å bidra til dette på arbeidsplassen.

Artikkelen er opprinnelig publisert i Personal og Ledelse, 03-21