Smidig psykologi

Av Even Neeb

Innenfor prosjektarbeid, produktutvikling, IT og systemutvikling har de siste årene metoder og tankegods som omtales som «smidig» («agile» på engelsk) blitt svært utbredt, og delvis erstattet tradisjonelle tilnærminger og metoder. Det er mye ved denne måten å tenke utvikling på som er tiltalende, og som kan være nyttig og gi inspirasjon innenfor andre områder, som utvikling av mennesker, relasjoner og organisasjoner.

Smidige metoder

Smidig utviklingsmetode har flere røtter, men ble tydelig etablert som begrep med Det smidige manifest (The Agile Manifesto). Dette manifestet ble utviklet av en gruppe systemutviklere i 2001, som en reaksjon på tradisjonelle utviklingsmetoder. Tradisjonelle metoder, som «fossefallsmetoden» (analyse → design → utvikling → test → implementering → vedlikehold) eller «Y-modellen» (nåsituasjonsanalyse → analyse ønsket situasjon → gapsanalyse → tiltak → handlingsplan), førte ofte til omfattende og kostnadskrevende utviklingsprosesser. Gjennom det smidige manifestet etablerte de et sett med verdier og prinsipper som vektla helt andre kvaliteter ved utvikling, som kunden/brukeren i sentrum, hastighet, enkelhet, fleksibilitet, kontinuerlig utvikling, eksperimentering, prøving og feiling, autonomi og utvikling gjennom små steg/iterasjoner.

De siste årene har smidige metoder blitt svært utbredt innenfor fagområder som IT, effektivisering, produktutvikling og prosjektledelse, og det er skrevet metervis av bøker om smidige organisasjoner og smidige ledere. Det også utviklet flere spesifikke smidige metoder, som for eksempel Scrum og Kanban. Andre etablerte tilnærminger og rammeverk, som Design Thinking og LEAN, inneholder også noen av de samme egenskapene som i smidig utvikling. Det finnes mange eksempler på utvikling gjennom smidige metoder, og i Norge trekkes Vipps ofte frem som et typisk eksempel. Da Vipps ble lansert, var det et produkt med svært begrenset funksjonalitet, anvendelsesområde og brukervennlighet. For eksempel måtte både sender og mottaker være kunde av DnB, begge måtte være registrerte brukere av Vipps, og det kostet penger å overføre selv små beløp. Likevel var Vipps først ute med en slik tjeneste, høstet mange erfaringer og brukte erfaringene til å bygge tjenesten videre. Etter mange og hyppige forbedringer har de nå et produkt som er markedsledende og svært populært, og mange tilskriver dette måten det er utviklet på.

Smidige begreper

En typisk smidig utviklingsprosess gjennomføres av et tverrfaglig sammensatt og selvstyrt team, som har et klart definert fokus (scope), definert gjennom ulike trekk/egenskaper (features) som skal utvikles eller endres. Disse formuleres som brukerhistorier (use case) som for eksempel «Som X (rolle) ønsker jeg å Y (det som skal utvikles), slik at Z (mål)». Alt man ønsker å utvikle eller endre settes på en utviklingsliste (backlog) og prioriteres. Prioriterte trekk/egenskaper planlegges og organiseres i utviklingssprinter (sprint), der trekkene/egenskapene utvikles og settes ut i livet (implementeres). En sprint varer en avgrenset tidsperiode, typisk 2-4 uker, og skal ikke utvides eller forlenges. Man tilpasser hva som skal utvikles til tiden man har til rådighet, ikke omvendt. Underveis i en sprint avholdes korte og hyppige tavlemøter (stand-up) på typisk 15 minutter, der man fokuserer på status i utviklingsoppgaver og å visualisere fremdrift (eks Scrum board, burndown charts). Etter en sprint gjennomføres en markering (review) og evaluering (retropective), før man går løs på neste utviklingssprint.

Smidig menneskeutvikling

Mange av prinsippene og begrepene fra smidig utvikling er intuitive og tiltalende å bruke innenfor utvikling av mennesker, relasjoner og organisasjoner også, for eksempel i personlig utvikling, lederutvikling, teamutvikling, arbeidsmiljøutvikling, og kanskje også innenfor mer krevende situasjoner som konflikthåndtering, stress og håndtering av krevende situasjoner. Tilnærmingen er demokratisk, den vektlegger menneskelig motivasjon for utvikling og endring, den er optimistisk og løsningsorientert, den ufarliggjør å feile og vektlegger fremdrift og mestring, den vektlegger samarbeid og dialog, og viktigheten av konkrete mål.

Dokumentasjon

Finnes det kilder i psykologisk teori og forskning som kan understøtte at smidig utvikling også kan passe til utvikling av mennesker, relasjoner og organisasjoner? Under trekkes det frem noen eksempler på at det finnes hold for at mange av prinsippene for smidig utvikling også er anvendbare innenfor menneskelig og sosial utvikling.

Viktigheten av vår motivasjon for å lykkes med noe, og at indre motivasjon (drevet av lyst, interesse, utfordring) er sterkere og mer motstandsdyktig enn ytre motivasjon (drevet av belønning, forventing/press), er også godt dokumentert. Smidig metode bygger på at indre motivasjon skapes gjennom konkrete målsetninger med et kortsiktig tidsperspektiv og små steg, som skaper raske og hyppige mestringsopplevelser og tilbakemeldings- og læringssløyfer. Dette kjenner vi igjen fra motivasjonspsykologien, fra forskingen på positiv psykologi, styrkebaserte utviklingsmodeller og løsningsfokusert tilnærming (LØFT), som alle er godt dokumentert.

Vår oppmerksomhet som en begrenset ressurs er godt etablert i psykologisk forskning, og metoder for utvikling som hensyntar dette vil ha større mulighet for å lykkes. Fra smidig utvikling vil et tydelig fokus på én eller få utviklingsområder av gangen understøtte dette. Korte og intensive tavlemøter på inntil 15 minutter er også et eksempel på et virkemiddel som tar hensyn til vår begrensede oppmerksomhet.

Autonomi, medvirkning og selvledelse blant ansatte og team er viktige elementer i smidige metoder. Fra arbeids- og organisasjonspsykologien vet vi at dette assosieres med motiverte medarbeidere, trivsel og helsebringende arbeidsplasser. Smidig utvikling vektlegger tidlig utprøving og eksperimentering som vi kjenner igjen fra aksjonsforskningen, samt brukerhistorier og visualisering som er godt etablerte pedagogiske prinsipper.

Med andre ord er det hold for mye av innholdet i smidig utvikling i etablert psykologisk forskning.

Eksempel på smidig lederutvikling

Vi kan se for oss at smidig utvikling kan gi inspirasjon på en rekke områder innenfor utvikling av medarbeidere, ledere og organisasjoner. For eksempel vil en leder som er leder for første gang ha mange ting hun trenger å utvikle. Gjennom bruk av smidig metodikk vil hun formulere brukerhistorier om hvilke egenskaper/trekk hun ønsker å utvikle, prioritere disse og fokusere på én av disse de neste 3 ukene (sprint), for eksempel «Som ny leder vil jeg bli god til å lede møter, slik at samhandlingen i teamet mitt oppleves verdifull for alle». Dette vil hun diskutere med sin nærmeste leder og de vil ha hyppige, korte tavlemøter hvor de synliggjør fremdrift, for eksempel ved å telle og visualisere god møteledelsesatferd. Etter 3 uker vil hun markere at hun er blitt bedre til å lede møter, gjør en evaluering av hvordan utviklingen har gått og hva hun tar med seg til neste sprint. Deretter vil hun gyve løs på neste egenskap, for eksempel «Som ny deltaker i ledergruppen vil jeg sette meg godt inn i de andre ledernes ansvar og oppgaver slik at jeg kan delta på en god måte i diskusjonene i ledergruppen».

Smidig psykologi

Det er ikke gitt at smidig metodikk passer i alle sammenhenger. Den kan være krevende å bruke i situasjoner som er krevende og viktige, der det er vanskelig å overvinne frykt for å feile. Og det kortsiktige og stegvise fokuset er kanskje ikke like egnet til utvikling innenfor komplekse og sammensatte problemstillinger. Prinsippene under er et forsøk på å tilpasse prinsippene fra det smidige manifestet og smidige metoder, til utvikling av mennesker, relasjoner og organisasjoner. De kan være inspirerende, og det finnes mange referansepunkter til godt etablert psykologisk forskning. Så gjenstår det å se om prinsippene kan bekreftes og utvikles videre til et manifest for smidig psykologi.

Prinsipper for smidig utvikling av mennesker, relasjoner og organisasjoner:

• Målet med utvikling er å gjøre noen fornøyd: For eksempel selvtilfredshet, medarbeidertilfredshet etter kundetilfredshet. Utviklingsarbeid handler om å tilrettelegge og muliggjøre utvikling.
• Det enkle er ofte det beste: Kvantesprang og syvmilssteg oppnås best gjennom små, enkle steg som tas ett av gangen. Det motiverer til kontinuerlig utvikling.
• Prøv ut tidlig, gjør feil, lær og prøv igjen: Sett endringer tidlig ut i livet. Hvis du ikke feiler av og til, har du vært for forsiktig. Gjør små feil ofte fremfor store feil senere.
• Vær kortsiktig: Langsiktige mål er fint, men fokuser utviklingen på det som kan utvikles innenfor en tidsramme på 2 uker til 4 måneder.
• Utviklingen lever sitt eget liv: Aksepter at ting kan endre seg underveis. Kanskje oppnår du noe helt annet enn intensjonen din.
• Snakk med folk om utvikling: Den beste måten å skaffe ny innsikt er gjennom dialog med andre mennesker. Del mål, seiere, ideer og bekymringer. Be om innspill og synspunkter.
• Reflekter jevnlig over hvordan utviklingen går: Juster og tilpass utviklingen basert på refleksjon.

Inspirert av The Agile Manifesto (Highsmith, 2001)

Denne artikkelen er publisert i Personal og Ledelse, 02-2019.