Fallgruvene i arbeidsmiljøutvikling

Av Christoffer Wenaas og Thomas Halvorsen

28. april var verdensdagen for sikkerhet og helse på arbeidsplassen - også kjent som «arbeidsmiljødagen». Denne dagen kan være en fin knagg der både HR, leder og medarbeider kan vurdere om man er en del av et velfungerende arbeidsmiljø, eller om det er behov for utvikling.

Som organisasjonspsykologer jobber vi mye med arbeidsmiljøutvikling. Da ser vi at mange enten ikke driver med arbeidsmiljøutvikling, eller strever med det. Det er forståelig da det ikke er lett å vite hvordan man skal gå frem, og det er lett å trå feil. I denne artikkelen vil vi si litt om hvordan man kan gå frem, og hvordan man kan unngå de vanligste fallgruvene. Forhåpentlig kan arbeidsmiljødagen gi litt ekstra energi til å ta fatt på givende arbeid med utvikling av eget arbeidsmiljø.

Hva er arbeidsmiljøutvikling?

I Norge har vi alle ansvar for et godt arbeidsmiljø, både som arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsmiljøet er omgivelsene vi utfører arbeidet vårt i. Disse omgivelsene har både fysiske, sosiale, psykologiske, kjemiske og biologiske deler. Grunnen til at arbeidsmiljø er viktig og interessant, er at omgivelsene vi arbeider i har en tydelig effekt på både helse, trivsel og effektivitet. Og forskning på arbeidsmiljø har vist at det er en rekke faktorer i omgivelsene som har innvirkning på om mennesker, grupper og virksomheter har det bra og gjør det bra. Med arbeidsmiljøutvikling mener vi aktiviteter en virksomhet setter i gang for å bevege et arbeidsmiljø i en positiv retning.

De fleste opplever å være en del av gode arbeidsmiljøer, noe vi ser i nasjonale undersøkelser og i arbeidsmiljøundersøkelsene vi gjennomfører for våre kunder. Samtidig er det også ofte behov for utvikling av arbeidsmiljøet.

Arbeidsmiljøutvikling på ulike arenaer

Det finnes derfor mange innganger til å jobbe med arbeidsmiljøutvikling selv om det ikke nødvendigvis er arbeidsmiljøet som sådan man jobber med. Både medarbeidersamtaler, en kort prat i gangen, samtaler mellom ansatte om hvordan man ønsker å ha det på jobb, hvordan en leder hjelper sine medarbeidere, og hvordan virksomheten legger til rette for utførelse av arbeid, får følger for arbeidsmiljøet, og dette kan være god arbeidsmiljøutvikling i seg selv. Det er derfor viktig å huske på at mye av det vi instinktivt driver med i hverdagen som ledere og ansatte, er å utvikle vårt eget arbeidsmiljø. Samtidig snakker vi ofte også om mer systematiske og involverende prosesser i litt større grupper, for eksempel et team, en seksjon eller en avdeling. I slik arbeidsmiljøutvikling vil man ofte følge noen tydelige faser som går i en gjentakende utviklende prosess: Kartlegging, utviklingsområder, tiltak, evaluering av effekt, kartlegging osv.

Kartlegging: Hva skal utvikles?

I kartleggingsfasen benytter mange seg av arbeidsmiljøundersøkelser eller medarbeiderundersøkelser. Disse kan være nyttige verktøy for å finne risiko- og ressursområder i arbeidsmiljøet, og danne et bredt grunnlag for utvikling. Det er også mange andre innganger til kartlegging, og både kvalitative undersøkelser, samtaler, workshoper eller liknende kan brukes. De sistnevnte kan gi mer og mer nyansert informasjon, mens de kvantitative undersøkelsene har fordeler med bredere informasjonstilgang, og anonymitet. De siste årene har også kortere «pulsundersøkelser» og kombinasjoner av kvalitative og kvantitative undersøkelser blitt mer vanlige. Målet med undersøkelser, uavhengig av metode, må være å få frem både risikoområder og ressursene i arbeidsmiljøet slik at man kan bevare det som fungerer godt, og utvikle det som ikke fungerer fullt så godt.

Fallgruver i utviklingsarbeidet

Som nevnt gir kartleggingen mulighet til å avdekke både risiko- og ressursområder i arbeidsmiljøet. De faktorene man mener er viktigst for ens eget miljø, enten det er å bevare ressurser eller jobbe med risikoområder, blir utviklingsområdene som man trenger å jobbe videre med. Innenfor disse områdene er det nyttig å utforme konkrete tiltak som kan bidra til å bevare eller utvikle områdene man har identifisert. Kartlegginger gir ofte ikke et fasitsvar, men kan diskuteres i arbeidsmiljøet slik at man kan komme frem til en felles forståelse av hva som bør utvikles. Her spiller både medarbeidere og ledelse en viktig rolle i å være med på å definere hva som er viktig å utvikle. Imidlertid er det her mange snubler og strever med å lykkes med arbeidsmiljøutviklingen.

1. Det gis ikke informasjon om tiltak og/eller beslutninger

Ansatte melder inn forslag til tiltak, men hører ikke noe mer om hva som skjer med innspillene. Ble det noen tiltak? Ble vi hørt? Flere steder ser vi at ledelse gjør veldig gode tiltak, uten at noen vet om det. Andre steder besluttes det at tiltak ikke skal gjennomføres, men ingen får høre om denne beslutningen. Ledere kan ofte holde denne informasjonen tilbake av frykt for negative reaksjoner, men ofte ser vi at de fleste aksepterer at ikke alle tiltak kan innføres samtidig, og at reaksjonen ofte blir verre dersom man ikke hører noe.

2. Vi involverer ikke medarbeidere fordi det er krevende, kostbart, eller skaper for høye forventninger

Mange er redde for å involvere ansatte i utvikling av arbeidsmiljø fordi det skaper forventninger, og det kan være tidkrevende. Ofte råder vi virksomheter til å invitere alle med i å foreslå tiltak for arbeidsmiljøutvikling, men at dette kommer med en tydelig ramme - at det er nettopp forslag, - ikke alle ønsker lar seg realisere samtidig. Arbeidsmiljø er tross alt et felles ansvar.

3. Vi går for fort frem

I sin iver etter å utvikle arbeidsmiljø kan de som kjenner på mest ansvar for miljøet, for eksempel ledere, HR, tillitsvalgte eller verneombud, gå fort frem, eller sette i gang med prosesser man ikke helt har planlagt endepunktet på. Dersom noe av utfordringene er koblet til konflikter mellom enkeltpersoner og dette blir gjenstand for diskusjon i et felles møte, er det svært uheldig og ikke i tråd med god konflikthåndtering. Det er derfor viktig å vurdere videre fremgangsmåte når man har gjort en kartlegging av forhold i arbeidsmiljøet.

4. Vi gjør for mye

Det er ofte mye positivt å hente på å jobbe systematisk med arbeidsmiljø, og ansvarliggjøre ledere til å utvikle tiltak. Samtidig kan dette ha en slagside i at arbeidsmiljøutvikling blir et byråkratisk og omfattende prosjekt. Dersom man vet at miljøet er godt, er heller ikke behovet for tiltak eller arbeidsmiljøutvikling særlig stort.

5. Vi stiller store krav til ledere, men de følger ikke opp

Som arbeidsgiver har man et særskilt ansvar for arbeidsmiljøet, men dette er ikke alltid koblet til kapasiteten eller kompetansen den enkelte har for å drive utviklingsarbeid. Det er derfor viktig å gi ledere og andre som skal drive med arbeidsmiljøutvikling, støtte og kompetanse til å gjøre det på hensiktsmessig måte.

6. Hvis vi ikke lykkes, er det sjefes feil

Mange utviklingsinitiativ ender med at leder tar på seg ansvar for å gjennomføre. Samtidig er ofte arbeidsmiljø et felles ansvar, og resultatet blir gjerne best hvis alle kan bidra.

7. Tiltakene bommer på mål

Utfordring og kvalitetssikring av tiltak blir sjelden gjort. Det kan være man har dårlig tid, eller situasjonen er kompleks. Tiltak må kobles til en målsituasjon, en utfordring, kunne evalueres og ha noen som er ansvarlige. Ofte oppfordrer vi grupper til å utfordre tiltakene de kommer med – forsøke å finne ut av hvordan tiltakene kan feile – slik at de kan forbedres og være mer realistiske før de iverksettes.

8. Vi jobber ikke med utvikling kontinuerlig

Tiltaksplaner kan ofte bli liggende i en skuff til neste års utviklingsarbeid. Dette gjør lysten til å bidra mindre da man ikke opplever det som meningsfylt å identifisere utviklingsområder og tiltak uten at det skjer noen endringer. Løsningen på dette er ofte å spre ansvaret som nevnt over, opprette smågrupper som kan jobbe med tiltakene, samtidig som man etablerer faste møteplasser for innsjekk og evaluering av fremdrift. Hvis man har utfordringer med kommunikasjon, og iverksetter tiltak for å bedre kommunikasjonen, men ikke vurderer om man har blitt bedre, blir det med den ene workshopen. Evaluering og forpliktelse til dette, med tidspunkter og arenaer, er en viktig del av det å lykkes.

Et godt arbeidsmiljø gjør at vi har det bra på jobb, og ellers. Det er tross alt der vi tilbringer halvparten av tiden vi er våkne, der verdiskapningen skjer, og der vi ofte føler mestring og fellesskap med andre. Selv om det er noen feller å gå i, kan disse omgås, og vi kan få til positiv utvikling av arbeidsmiljøet. Lykke til med ditt bidrag i utvikling av ditt arbeidsmiljø.

Artikkelen ble opprinnelig publisert i HR-magasinet, 03-22