Slik kan HR håndtere overgangene

Å komme tilbake i jobb etter permisjon er en av de vanligste – og mest undervurderte – overgangene i arbeidslivet. For den enkelte kan det oppleves som å være ny igjen, selv etter mange år i samme stilling. For ledere og HR representerer denne fasen en viktig mulighet: En god oppstart kan styrke både mestring, lojalitet og prestasjon. En dårlig håndtert overgang kan skape unødig stress og usikkerhet.

Av Ida Erlien

«Kari» har vært i mammapermisjon i ti måneder. Perioden har vært fantastisk og krevende på en og samme tid. «Kari» har alltid trivdes godt i jobben sin. Hun er erfaren, faglig trygg og har et godt forhold til både kollegaer og leder. Utad sier hun at hun gleder seg til å begynne igjen, og det gjør hun også, på en måte. Likevel merker hun at det knyter det seg i magen når hun tenker på oppstarten. Har hun mistet tempoet? Har hun gått glipp av viktig utvikling? Vil hun klare å kombinere krevende arbeidsoppgaver med en ny hverdag som småbarnsmor? Til tross for mange års erfaring kjenner hun på en uvant usikkerhet.

Hvordan kan det ha seg at en erfaren og kompetent medarbeider plutselig kjenner seg som ny i arbeidslivet igjen – og hvordan kan ledere og HR møte ansatte i slike overganger?

Ambivalens – helt normalt

Overganger i arbeidslivet handler sjelden bare om praktiske endringer. De handler om identitet, rolleforståelse, tilhørighet og mestring. Det å komme tilbake fra fødselspermisjon er et eksempel på en omveltende endring for mange hvor reaksjonene varierer stort. Noen opplever det som en lettelse å komme tilbake i jobb. Plutselig er man arbeidstaker igjen, får mulighet til å bruke faget sitt, treffe gode kollegaer og drikke en varm kopp kaffe i fred. For andre kjennes det overveldende og skummelt, tanken på å skulle være borte fra barnet sitt gjør at det knyter seg i magen, og redselen for ikke å prestere på jobb sniker seg inn: ‘Jeg må være like effektiv som før’, ‘de andre har greid seg fint uten meg – nå må jeg bevise at jeg fortsatt er relevant!’ Det er like normalt både å glede og grue seg. Det viktigste er å forsøke å anerkjenne at alle tanker og følelser er helt normale og ikke være for hard med seg selv.

Dialog med arbeidsplassen avgjørende

Nettopp fordi vi mennesker er såpass ulike i hvordan vi håndterer endring og overganger, vil en god dialog med arbeidsplassen være avgjørende for oppstarten. God dialog vil gagne både arbeidsplassen og arbeidstakeren i det lange løp. Følelsen av å bli sett, forstått og tatt på alvor kan forsterke lojalitet og engasjement langt fremover i tid. Motsatt kan opplevelsen av å bli overlatt til seg selv skape unødvendig usikkerhet.

Dialogen ved oppstart gir leder og medarbeider en gyllen mulighet til å spille hverandre gode. Leder bør derfor ta initiativ til en såkalt «reboarding-samtale». I denne samtalen kan leder og medarbeider snakke om forventninger til hverandre, belyse behov for tilpasning av oppgaver i en periode, snakke om tidsstyring og prioritering i arbeidshverdagen, samt små og store mål for arbeidet fremover. Behovene vil variere - en medarbeider kan ha et ønske om en myk oppstart, mens en annen vil kunne ønske å hive seg ut i mange ulike oppdrag helst med en gang. Samtidig må leder formidle hvilke behov og forventninger arbeidsgiver har. Kjennskap til begge parters behov og forventninger stiller krav til god og åpen kommunikasjon. Det kan være sårbart å komme tilbake etter lengre tids fravær fra jobb. Å føle seg inkludert, lyttet til og forstått når man kommer tilbake, vil kunne bidra til arbeidsglede, motivasjon og opplevelse av tilhørighet til bedriften, langt frem i tid.

Mentale strategier

Gode mentale strategier kan være hjelpsomme i en overgang som kan oppleves omveltende og stor. Vi mennesker kan bruke mye tid på å forestille oss situasjoner og hendelser i fremtiden – på godt og vondt. I situasjoner der det er lett å bli usikker – slik som i en overgangsfase - kan tanker om alt som kan gå galt, få fritt spillerom; Hvordan er det mulig å fungere på jobb med så lite søvn? Hvordan skal jeg greie å være nok til stede for barnet mitt og samtidig levere fullt ut på jobb? Å ha et bevisst forhold til forskjellen mellom problemløsning og bekymring vil gagne mange. Problemløsning i dette tilfellet kan blant annet være å gjøre gode forberedelser – både på jobb og på hjemmebane. Det kan være lettere å gi slipp på unødvendig stress og bekymring når man er i dialog med leder og har lagt en god plan for oppstarten, og samtidig har gjort tiltak som sikrer at hjemmesituasjonen er best mulig ivaretatt.

Hvordan vi snakker til oss selv – den indre dialogen – er også viktig og relevant i overgangen. Det å ha en vennlig og fornuftig holdning til seg selv og situasjoner i arbeidshverdagen, vil kunne redusere stress og øke arbeidsglede. Hvis det dukker opp mange bekymringer og selvkritiske tanker i møte med oppgaver eller situasjoner på jobb, kan en forsøke å stille seg selv følgende spørsmål; Hva er det verste som kan skje? Hvordan ville jeg møtt en venn i samme situasjon? Forsøk å ha realistiske forventninger til egen prestasjon, og gi rom og tillatelse til å bygge opp trygghet, rutine og rytme i arbeidet. Samtidig kan det være fint å våge å ha tro på egne ferdigheter. Husk at vi ofte leverer mer enn godt nok, selv om vi ikke opplever å være på topp. Støttende tanker slik som «Jeg har masse erfaring som jeg kan lene meg på hvis jeg har sovet dårlig og ikke er på topp» eller «Jeg har mange gode kollegaer å lene meg på ved behov» kan hjelpe på veien.

Tren på å prioritere

Uansett kan det være nyttig å ha et bevisst forhold til behovet for pauser og avkobling, særlig i en overgangsfase hvor omstillingen er energikrevende. Forskning viser at jevnlige pauser gjennom dagen gjør oss sterkere og mer effektive gjennom arbeidshverdagen – en kaffekopp med en kollega kan eksempelvis gi både pause og sosialt påfyll. Det er videre lite som gjør oss så ineffektive som å sjonglere mellom mange oppgaver samtidig. Å trene på å gjøre en ting av gangen, prioritere og gradvis bygge opp kapasitet er lurt. Mange opplever for eksempel nytte av å ha et bevisst forhold til avkobling på hjemmebane – og heller definere avgrensede tider til å sjekke e-post og jobbe kveld hvis det er behov for det.

I overgangsfasen til jobb har «Kari» noen samtaler med psykologen via BHT. Hun blir trygg på at tankene og følelsene hennes er normale. Hun får støtte til å etablere en god dialog med arbeidsplassen. Første arbeidsdag har hun en fin samtale med leder der de får snakket om forventninger til hverandre og lagt en plan for oppstarten, som medfører økt trygghet i rollen. I overgangsfasen har hun jevnlige samtaler med leder og opplever god støtte fra kollegaer. Hun er bevisst på å nyansere forventninger til seg selv og forsøker å støtte seg selv med positive og oppbyggende tanker. Utenom jobb er det lettere enn hun hadde trodd å koble av: å komme hjem til en liten krabat som strekker armene i været og smiler bredt har gjort det lettere å leve i nuet.

Det å få en ny rolle i livet kan endre syn og perspektiv på arbeidshverdagen, ens egen identitet og livet generelt. Samtidig håndterer de færreste av oss store overganger best på egenhånd. Når leder viser nysgjerrighet og fleksibilitet, og medarbeider gir seg selv tid og har realistiske forventninger, legger man sammen grunnlaget for en arbeidshverdag det er godt å stå i over tid.

Hva kan leder og medarbeider gjøre for å sikre en god dialog i overgangsfasen?

Som leder:

• Å komme tilbake fra permisjon er en stor overgang. Ulike medarbeidere har ulike behov i en slik fase. God dialog er viktig for langsiktig trivsel og prestasjon.
• Ta initiativ til en «reboarding»-samtale med medarbeideren, der du kartlegger hva medarbeideren har behov for. Snakk om arbeidssituasjon, oppgaver, målsetting og forventninger i overgangsfasen. Vær tydelig i dine forventninger overfor medarbeideren.
• Overganger kan være krevende, men de fleste tåler det godt. Vis forståelse, støtte og tro på at medarbeideren har de ressursene som trengs. Følg gjerne opp litt ekstra den første tiden med korte innsjekksamtaler.

Som medarbeider

• Det er helt normalt både å grue og glede seg til å komme tilbake i jobb. Det kan være nyttig å dele tankene og følelsene sine med noen man stoler på og forsøke ikke å være for hard med seg selv underveis.
• God dialog med arbeidsplassen er avgjørende for oppstarten etter permisjonen. Husk at leder ikke vet hva du har behov for med mindre du forteller det – delta aktivt i dialogen og kom med innspill slik at leder kan hjelpe deg best mulig.
• Ha et realistisk syn på egne forventninger og gi deg selv tid til å bygge opp rutiner og kapasitet.
• Endring kan være ubehagelig – men vi mennesker er tilpasningsdyktige. Så fort vi kommer i gang, får vi ofte til mye mer enn vi tror. Våg å tro at du kan!