Gå i dialog med medarbeiderne dine

Av Ruth Lindefjeld og Thomas Halvorsen

Koronapandemien har hatt stor påvirkning på arbeidslivet siden den traff oss i mars 2020. For noen har jobbsituasjonen vært preget av større fleksibilitet, økt effektivitet og mindre stress. Andre har opplevd usikkerhet, lav mestringsfølelse og større grad av frakobling fra arbeidsfellesskapet. Erfaringene for de fleste av oss er mangefasetterte, og vi har både kjent på hjemmekontorets fordeler, og erfart dets tilkortkommenheter.

Når samfunnet gjenåpner og vi vender tilbake til arbeidsplassen, er det viktig å være bevisst på at medarbeidere sitter på ulike erfaringer fra perioden vi legger bak oss. Det vil trolig også være ulike ønsker for hvordan den fremtidige arbeidshverdagen skal se ut. Et sentralt spørsmål er hva vi skal velge å ta med oss fra perioden vi har vært gjennom. Kunsten blir å balansere virksomhetens interesser opp mot individuelle ønsker og behov. Involvering og medvirkning er to nøkkelord i dette arbeidet.

Spør og lytt

Hvordan har de ansatte opplevd egen arbeidssituasjon i denne perioden? Hva har fungert godt, og hva har fungert mindre godt? Hvilke ønsker og forventninger har de fremover? Mange har hatt godt samarbeid med sine ansatte underveis. Det blir viktig å fortsette denne dialogen nå. For mange medarbeidere vil det oppleves godt å bli lyttet til på en nysgjerrig og åpen måte. Det vil være mye å hente både på formell og uformell dialog med ansatte - ved lunsjbordet eller kaffeautomaten, så vel som i møter og medarbeidersamtaler.

Det er også flere spørsmål å ta stilling til av mer organisatorisk karakter: Hva slags møteform skal vi ha fremover? Hvilke møter kan gjennomføres digitalt og hvilke krever fysisk oppmøte? Skal vi fortsatt åpne for bruk av hjemmekontor, og hvordan skal det organiseres? For virksomhetene vil det være viktig å legge opp til en prosess der siktemålet er felles retningslinjer for organisering av arbeidshverdagen. For å ivareta medvirkning og involvering fra alle ansatte, er det klokt med en systematisk tilnærming til dette arbeidet. En modell kan være fellessamlinger eller workshops der ansatte på alle nivåer i organisasjonen inviteres med. Formålet med slike samlinger kan være å la de ansatte reflektere over hva som har fungert og hva som ikke har fungert, samt hvilke innspill de har til arbeidshverdagen fremover. En fordel med slike samlinger vil være at ansatte får anledning til å utdype og nyansere sine oppfatninger.

En annen tilnærming kan være fokuserte pulsundersøkelser eller andre former for kartlegginger, som sikrer at alle ansatte får gi sine tilbakemeldinger. Det kan være en fordel med en slik modell i store virksomheter med mange medarbeidere, eller dersom det ikke er gjennomførbart med fellessamlinger. Mange virksomheter gjennomfører en kombinasjon av fellessamling og kartlegging. En kombinasjon vil gi bred og dyp informasjon om ulike oppfatninger og nyanser blant medarbeiderne.

Å invitere de ansatte med, og åpne for medvirkning og involvering, er noe som i seg selv vil være viktig etter den ekstraordinære arbeidssituasjonen vi har stått i.

Røkt relasjonene

Selv om mange ansatte og virksomheter har tilpasset seg arbeidshverdagen under koronapandemien på en god måte, er det grunn til å vurdere hvorvidt det er spesielle forhold i egen virksomhet knyttet til arbeidsmiljø og ledelse det vil være viktig å sette søkelys på fremover. I tillegg til å gjennomføre workshops eller kartlegginger for å innhente systematisk informasjon fra hele virksomheten, vet vi at det er en del forhold det uansett er viktig å gjøre en vurdering av.

Å utvikle nære relasjoner på jobb pleier vanligvis å skje gjennom den daglige interaksjonen på arbeidsplassen. Under pandemien har vi manglet mange av disse uformelle arenaene. Det er sentralt å oppleve gode sosiale relasjoner på jobb, og det blir derfor viktig å gjenskape de sosiale arenaene fremover. Medarbeidere som rapporterer at de opplever trivsel, mestring og engasjement i arbeidshverdagen, rapporterer også ofte at de har gode relasjoner med kollegaer. I pandemien har de naturlige strukturene for å bygge og opprettholde disse sosiale relasjoner vært borte eller redusert. Vi vet at noen ansatte har opplevd situasjonen som ekstra krevende. Fra et ledelsesperspektiv, blir det viktig å fange opp de som trenger å innlemmes godt i kollegafellesskapet eller har behov for ekstra oppfølging.

Inn i fellesskapet

I våre kartlegginger finner vi at mange nyansatte og yngre medarbeidere har opplevd pandemien svært krevende. I en onboardingsprosess skal man få rom og tid til å lære jobben, fylle den nye rollen, lære om organisasjonen og kulturen, og bli kjent med nye kollegaer. I en periode der store deler av onboardingen har skjedd digitalt, blir det viktig å sørge for at særlig disse medarbeiderne opplever seg ivaretatt også på den fysiske arbeidsplassen. Vi vet at mange nyansatte og yngre medarbeidere synes det er vanskelig å si nei og sette grenser. Noen kvier seg for å si fra når de ikke forstår eller mestrer oppgavene sine, og synes det er krevende å prioritere. I tillegg er det mange som strever med tidspress grunnet mye ansvar og nye oppgaver, og flere befinner seg i nyetablert- eller småbarnsfase. Hjemmekontor uten fysisk tilstedeværelse av kollegaer eller team og i noen tilfeller med en leder som ikke har greid å være tett nok på, har gitt store utfordringer for en del nyansatte. Kanskje er dette derfor en gruppe som bør prioriteres litt ekstra i tiden fremover.

Det vil også være viktig å fokusere på fellesskapet på den fysiske arbeidsplassen. Mange vil gjøre klokt i å arrangere noen fysiske fellessamlinger når situasjonen tillater det. I mange virksomheter har det riktignok vært arrangert gode digitale møter, både faglig og sosialt gjennom pandemien. Likevel rapporterer et flertall i våre kartlegginger at de ønsker fysiske samlinger så fort situasjonen tillater det. Det er et savn etter den sosiale fellesskapsdimensjonen på arbeidsplassen. Det å møtes fysisk vil også være viktig for å markere overgangen til en ny fase, bygge fellesskap og kultur. Selv om en del har erfart at den kulturen de hadde på arbeidsplassen til en viss grad har latt seg overføre når møtepunktene har vært digitale, er det også en utbredt oppfatning at man har mistet viktige dimensjoner. Dersom virksomheten fortsetter med bruk av hjemmekontor, eller at ansatte selv kan velge, er det derfor klokt å invitere til jevnlige fysiske samlinger for å opprettholde og videreutvikle kulturen.

Sjekkliste

• Ha fokus på dialog med de ansatte i tiden fremover. Det er mye ledere og HR kan lære av sine medarbeidere, også når pandemien kommer litt på avstand.
• Involver de ansatte, og la dem medvirke i prosessen med å utarbeide retningslinjer for arbeidshverdagen.
• Ha en systematisk tilnærming slik at alle ansatte får anledning til å komme med sine oppfatninger og innspill.
• Gjør en vurdering av om det er enkeltpersoner eller grupper som trenger ekstra oppmerksomhet og oppfølging i tiden som kommer.
• Legg til rette for fysiske møter når situasjonen tillater det.
• Husk at vi er i en eksperimenteringsfase. Evaluer og juster kursen ved behov. Og husk at det kan ta tid før man har funnet den riktige modellen.

Artikkelen er publisert i HRmagasinet, 05-21.