Åtte meningsfulle minutter på jobb

Av: Bodil Victoria Guldbrandsen og Rolv Mohn

10. oktober markerer vi Verdensdagen for psykisk helse. Årets kampanje oppfordrer oss til å sette av tid til småpraten i en hektisk hverdag. En kort innsjekk ved kaffeautomaten eller på vei til et møte kan ha stor betydning for å knytte kontakt. Når vi opplever å ha gode relasjoner til leder og kolleger, trives vi bedre, er mindre syke og mer motiverte.

Verdensdagen har de siste tre årene rettet oppmerksomhet mot vårt kollektive ansvar for å skape et inkluderende samfunn. Årets kampanje er den siste i denne treårige satsningen på å bekjempe ensomhet og utenforskap, og bærer navnet: «Vi trenger å snakke mer sammen #gi8minutter».

Kampanjen tematiserer menneskets behov for kontakt med hverandre, og oppfordrer til å ta opp telefonen og slå av en åtte minutter lang prat med noen du bryr deg om. Forskning viser nemlig at små, korte samtaler med noen vi bryr oss om har en positiv innvirkning på vår psykiske helse. Men hvordan kan vi ta disse åtte minuttene inn på arbeidsplassen? Og hva kan ledere, HR-personell, tillitsvalgte, vernepersonell og andre som har særlig ansvar for folk i arbeid, gjøre for å legge til rette for kontakt, tilhørighet og inkludering på arbeidsplassen?

Hvorfor er sosial kontakt så viktig?

Det å høre til i en flokk har vært viktig for oss mennesker helt siden vi levde ute på savannen for tusenvis av år siden. De menneskene som den gang hadde behov for sosial kontakt, hadde større sjanse for å overleve og reprodusere seg, fordi de ble passet på av flokken. Det å tilhøre en flokk var altså livsviktig for våre forfedre, og dette behovet har vi arvet av dem. Selv om de levde for mange tusen år siden, har vi i dag den samme hjernen – og behovet for å høre til en flokk er fremdeles like viktig for oss.

Derfor gjør det oss også godt i dag, når vi opplever å være en del av en flokk – for eksempel på arbeidsplassen. Forskningen understreker dette: Flere studier har vist at det å ha gode relasjoner til kollegaer og leder bidrar til at vi er mindre syke, mer motiverte, mer produktive og at vi trives bedre på jobb.

Det gjør med andre ord godt for den psykiske helsen vår å ha gode relasjoner på jobb. Med rekordhøye sykefraværstall grunnet psykiske lidelser er det viktig med alle grep som kan gjøre arbeidsplassen til et godt og trygt sted å være. Følelsen av utenforskap på jobb kan gjøre veien til sykmelding kort, og tilbakekomsten lang. For noen er sykmeldingen nødvendig, men for andre kan det å gå på jobb i et miljø preget av tilhørighet og samhold være bedre for den psykiske helsen, da det kan gi en følelse av mestring, støtte og mening.

Men hvorfor skal arbeidsplassen bruke tid på sosial kontakt?

Tid er som kjent penger, og for mange ledere kan det kanskje føles som lite økonomisk å prioritere tid til sosiale samtaler i arbeidstiden. Men det å ha ansatte med gode relasjoner til hverandre har også flere økonomiske fordeler. En viktig fordel er selvfølgelig den mulige reduksjonen i sykefravær, som koster både arbeidsgivere og samfunnet enorme summer hvert år. I tillegg kan det å føle på tilhørighet og fellesskap på jobb bidra til motivasjon og eierskap blant de ansatte, og dermed gi en økning i produktivitet og effektivitet. Det å kjenne på tilhørighet og samhold har også vist seg å være viktig for å skape psykologisk trygghet på arbeidsplassen, altså at ansatte tør å ytre meninger og stille spørsmål uten å være redd for å bli latterliggjort eller utsatt for negative reaksjoner.

Psykologisk trygghet er viktig for å ta gode beslutninger og løse problemer, i tillegg til å ha stor betydning for læring, innovasjon, vekst og prestasjoner, som gir både en direkte og indirekte økonomisk gevinst. Det å sette av tid til å øke sosial kontakt på arbeidsplassen er med andre ord en ordentlig vinn-vinn-situasjon!

Hva kan du som leder gjøre for å øke tilhørighet på arbeidsplassen?

Det er ikke nødvendigvis mye som må til for å skape tilhørighet – vi kan oppnå mye med små grep i arbeidshverdagen. Her kommer noen forslag til hva du som leder kan gjøre for å skape en følelse av sosial tilhørighet på arbeidsplassen:

• Vis omsorg og interesse – og lytt. Omtanke for hvordan de rundt oss har det, er et viktig og enkelt grep for å knytte bånd. Det å spørre «Hvordan har du det?» og deretter være genuint interessert og lytte til det kollegaen din svarer, er svært relasjonsskapende.
• Gi anerkjennelse. Vi trenger alle å få anerkjennelse for det vi gjør og den vi er. Det å gi genuine, positive tilbakemeldinger er viktig for å knytte bånd og for å øke motivasjon og mestringsfølelse blant de ansatte. Anerkjennelse bør være konkret: den bør beskrive hva som var bra, og hvilken effekt dette hadde. Når vi får anerkjennende tilbakemeldinger økes produksjon av de nevrokjemiske hormonene dopamin og oksytocin. Dopamin gir oss en følelse av glede, energi og motivasjon, og oksytocin gjør oss mer empatiske og kan forsterke relasjonene mellom oss.
• Våg å være en rollemodell. I en travel hverdag kan det for mange føles som «unnasluntring» å bruke tid til å ta en kaffe med kolleger og snakke om hva de gjorde i helgen. Men hvis du som leder går foran som en rollemodell der du viser at dette er lov, og faktisk nyttig bruk av tid, kan det være med på å skape en kultur preget av tilhørighet og samhold.
• Koble deg av for å koble deg på. For mange kan det være fristende å ta fram mobiltelefonen, og scrolle i sosiale medier eller nettaviser i pausen. Men å koble seg av telefonen og på menneskene som sitter rundt, er godt både for å knytte bånd og for å gi hodet en liten pause fra den konstante informasjonsbølgen på internett.
• Møt opp fysisk på jobb, hvis du kan. Selv om hjemmekontor har mange viktige fordeler, er det lett å glemme at man fort mister den sosiale gevinsten ved å være fysisk til stede på jobb. Det kan derfor være lurt å begrense hjemmekontor til én dag i uka, hvis du kan. Ofte kan vi tenke at vi blir mer effektive på hjemmekontor fordi vi slipper avbrytelser som kan oppstå på kontoret. Men det er likevel disse avbrytelsene, i form av spørsmål som blir stilt, småprat og hjelp til hverandre, som bidrar til at vi blir kjent, retter opp i misforståelser og at vi kjenner på tilhørighet. Det kan også være fint å huske på at selv om ikke du kjenner på et sterkt behov for å møte opp fysisk, så kan det godt hende at samtalen du hadde med en kollega i lunsjen gjorde stor forskjell for deres dag.

#Gi8minutter til medarbeiderne dine

Ledere har et særlig ansvar for å knytte kontakt. God kontakt med medarbeiderne er noe av det mest nyttige du kan etablere i en lederrolle. Dette, som på mange måter høres ut som en selvfølge, er svært krevende for mange ledere. Arbeidsdagen til lederen kan allerede være fullspekket av driftsoppgaver, leveranser, salg og administrasjon. Og lederens kropp kan være full av stresshormoner som lammer lytteevnen. I stress og mangel på tid, kan kontakten med medarbeiderne fort bli en salderingspost. Her kan rammen på åtte minutter være til inspirasjon. Lederen kan øve på å gradvis stille åpne spørsmål som “Hvordan går det?” til sine medarbeidere. Og i etterkant av spørsmålet passe på å legge sitt eget fokus til side, og åpne opp nysgjerrighets-sansen for å få tak i hvor medarbeideren er.

Dette er lettere sagt enn gjort når en fyker rundt, men kommer seg veldig gjennom trening! Og tilleggsbonusen, som ledere beretter om, er at de også får seg en pustepause når de unner seg å lene seg tilbake og lytte. De beveger seg fra et “gjøre”-modus til et “lytte og observere”-modus, noe som er godt for både relasjonen og lederens utholdenhet. En del av treningen er også å greie å avslutte etter ca. åtte minutter, slik at ikke dagene blir spist opp av oppkoplinger til andre.

Når åtte minutter ikke er nok

Noen ganger er åtte minutter likevel for lite tid. De korte innsjekkene er heller ikke ment som noen erstatning for de mer formelle samtalene mellom leder og medarbeider. Men de kan bidra til å redusere risikoen for misforståelser og konflikter. Når det er behov for å lufte vanskelige tanker og følelser, er det leders ansvar å lage gode rammer for dette.

Åtte minutter kan for eksempel utvides til 30 minutter, slik at en får belyst situasjonen skikkelig – og kanskje også får drøftet mulige løsninger. Eventuelt kan dere avtale å møtes igjen om noen dager, etter at dere begge har fått tenkt dere om, og ta nye 30 minutter der dere ser på mulige løsninger. I noen tilfeller kan det også være nyttig å koble på andre ressurser som HR, BHT, vernepersonell eller tillitsvalgte.

Artikkelen er opprinnelig publisert i HR-magasinet nr. 06-24.