Av Even Neeb

Det heter seg at en «gammel vane er vond å vende». Hva er egentlig en vane, og hvorfor kan det være vanskelig å etablere gode vaner eller endre dårlige vaner? Kan utviklingen av gode arbeidsvaner hjelpe deg å lykkes bedre på jobben? Og kan også team, grupper, avdelinger og organisasjoner etablere og endre vaner? Kunnskap om vaner kan være nyttig å bruke til å utvikle mennesker og organisasjoner.

Flere har brukt vane-begrepet for å forklare menneskelig atferd, og hvordan den kan utvikles. For eksempel innenfor arbeid med helse, kosthold, trening og rus jobber man med å endre dårlige vaner og etablere gode vaner. Men også innenfor arbeidslivet har denne tilnærmingen skutt fart. En vane etableres når en handling gjentas mange ganger, slik at den automatiseres. Det innebærer at handlingen krever mindre mental kapasitet, bevissthet eller oppmerksomhet for å utføres, at det blir «lettere». Det å sette på seg bilbelte eller pusse tenner er eksempler på den gode varianten av vaner. På arbeidsplassen kan en god vane være å sette inn kaffekoppen i oppvaskmaskinen eller å komme presis til møter. Gode vaner hjelper oss å gjøre smarte ting uten at det krever noe særlig av oss. Men på samme måte kan vi også etablere dårlige arbeidsvaner, som for eksempel å la oss forlede til å åpne en ny e-post som kommer tikkende inn når vi sitter fordypet i en viktig oppgave, eller å bli stående ved kaffeautomaten å snakke oss bort med kollegaer i lang tid. Den mest utbredte dårlige arbeidsvanen er nok det å utsette viktige og krevende arbeidsoppgaver. Siden hverdagen vår, også arbeidshverdagen, innebærer mange gjentakende aktiviteter, er vi ganske styrt av vanene våre. Vi er "vanedyr" og går ofte på «autopilot». Det at vanene våre hjelper oss med å gjøre hverdagen vår lettere, gjør også at vaner er vanskelig å endre. Endring av vaner krever at vi bryter ut av det «enkle hverdagslivet», og gjør noe nytt eller annerledes som er mentalt mer krevende.

Charles Duhigg skiver i sin bok Vanens makt om vanesirkler, som består av et signal som utløser vanen (for eksempel en e-post som kommer opp i hjørnet av skjermen), en aktivitet som utløses av signalet (for eksempel at du slutter med det du holder på med og åpner e-posten) og en belønning som følger aktiviteten (for eksempel at du slipper unna den viktige, kjedelige oppgaven du holdt på med). Når vanesirkelen har inntruffet mange nok ganger har du etablert en vane. Vanesirkelen kan forklares gjennom nerveforbindelser i hjernen, som forsterkes når vanen gjentas og automatiseres. Duhiggs gylne regel for å endre vaner er at man ikke kan bli kvitt en dårlig vane, bare kan endre den til å bli god. Det gjør man ved å endre aktiviteten i vanesirkelen, men beholde signalet og belønningen. I eksempelet over vil det si å registrere at e-posten popper opp i hjørnet av skjermen, men la være å åpne den, samtidig som du likevel belønner deg selv med en pause fra den kjedelige oppgaven du holder på med. Dette er grunnleggende læringspsykologi og kan høres enkelt ut, men kan oppleves vanskelig, og nesten umulig for noen. Det krever viljestyrke eller evne til selvregulering, som ofte beskrives som evnen til å ha styring over egne tanker og atferd. Duhigg beskriver viljestyrke som en sentral vane. På dette område er vi forskjellige, men heldigvis er viljestyrke trenbar, og det finnes gode strategier for å utnytte den best mulig. Jeg skal vise noen slike.

Stephen R. Covey har hatt stor suksess med sin bok om vaner, der han beskriver vaner som har vist seg å være effektive i arbeidslivet, og i andre deler av livet også viser det seg. (Se egen faktaboks om de syv gode arbeidsvanene.) En av vanene Covey trekker frem er det å prioritere hardt og fokusere på en ting ad gangen. Dette ligner på det vi har skrevet om tidligere i denne spalten, om multitasking som en dårlig vane (se P&L 5/2014) og Pommodoro-teknikken som en god arbeidsvane (se P&L 3/2018). Gery Keller og Jay Papasan beskriver i sin bok The One Thing det samme gjennom vanen å fokusere på kun en ting. Ved å stille seg spørsmålet «Hva er den ene tingen du kan gjøre som vil gjøre alt annet lettere eller unødvendig?» kan man etablere en slik god vane. Dette beskriver Duhigg som en grunnleggende vane, en vane som betyr mer enn andre, som gjør det enklere å endre andre vaner og skaper ringvirkninger eller positive kjedereaksjoner. Dette fenomenet er også vist innenfor helseatferd, for eksempel ved at gode treningsvaner også virker positivt på annen helseatferd, som bedre kosthold, mindre bruk av rusmidler osv. Denne effekten forklares ofte ved at vi får øvelse i å gjøre noe bra, og opplever mestring av dette. Dermed motiveres vi til å fortsette med det, og samtidig til å prøve dette også på andre områder. Ved å bli flinkere til å fokusere på en ting ad gangen kan vi altså la dominoeffekten virke og gjøre jobben lettere for oss selv. Andre vaner som ofte nevnes som grunnleggende vaner er viljestyrke og å unngå utsettelser av krevende arbeidsoppgaver.

Duhigg legger også vekt på at team, grupper og organisasjoner etablerer gode og dårlige vaner. Utsagnet «Slik pleier vi å gjøre det hos oss» kan gi deg svar på hvilke vaner din avdeling eller organisasjon har etablert. Ved å bruke vanesirkelen, og jobbe med å endre selve aktiviteten, fremfor signalet eller belønningen, kan også organisatoriske vaner utvikles. Og på samme måte finnes det grunnleggende vaner for organisasjoner også. Duhigg beskriver et eksempel fra en stålfabrikk, som jobbet fokusert med å bedre vanene rundt sikkerhet og forebygging av arbeidsulykker. Gode sikkerhetsvaner viste seg å være en grunnleggende vane som i tillegg til bedre sikkerhet for de ansatte hadde konsekvenser som bedre produktivitet, kvalitet, lønnsomhet og trivsel blant de ansatte. Typiske eksempler på grunnleggende organisatoriske vaner kan være gjennomføringsevne, evne til å dele kompetanse og informasjon, vennlighet eller ansvarlighet. Gjennom å finne og forstå din organisasjons grunnleggende vane(r), og jobbe fokusert, systematisk og gjentakende med denne, kan du altså endre hele organisasjonskulturen.

Å utvikle mennesker og organisasjoner gjennom å etablere gode vaner, endre dårlige vaner og fokusere på grunnleggende vaner, synes å være en fruktbar tilnærming. Her er det handlingen som er i sentrum for endring, ikke tanker, følelser, holdninger, kultur eller andre begreper som det kan kreve mer å jobbe med. Gjennom å forstå egne vaner og uvaner, finne andre og bedre aktiviteter og måter å handle på, fokusere viljestyrke og gjennomføringskraft på å få til en ting ad gangen, og å trene på og gjenta dette til det går av seg selv, kan du skape mestringsfølelse og motivasjon til videre utvikling.

Lykke til!

Tips om godt lesestoff om vaner og endring av vaner:

Vanens makt, Charles Duhigg (2015)

Seven habits of highly effective people, Stephen R. Covey (ny utgave 2017)

The One Thing, Gary Keller & Jay Papasan (2013)

Selvregulering: Om endring av atferd og vaner i det moderne samfunn, Pål Kraft (2014)

De syv gode vanene (Stephen R. Covey):

1. Vær proaktiv: Ta ansvar, initiativ, regi og kontroll over egen arbeidshverdag

2. Start med slutten: Klargjør for deg selv og andre hva som er sluttproduktet du jobber mot i alle dine arbeidsoppgaver

3.Gjør det første først: Prioriter det som er viktig fremfor det som haster, og fokuser på en ting ad gangen

4. Tenk Win-Win: Se etter løsninger som gir fordeler for alle

5. Søk først å forstå – dernest å bli forstått: Start med å lytte og forstå andres synspunkter, vær til stede og lytt aktivt

6.Skap synergier: Aksepter og verdsett forskjeller, og utnytt andres styrker og fordelene som ligger i samarbeid

7. Slip sagen: Ta ansvar for egen utvikling og balanse på en bærekraftig måte

Kilde: Seven habits of highly effective people, Stephen R. Covey (1999)

(Artikkelen er opprinnelig publisert i Personal og Ledelse 8-18)